Office 365 Education Lizenzierung

Dez 12
Office 365 Education Lizenzierung

Die Lizenzierung von Software für den Schulgebrauch ist grösstenteils eine Wissenschaft für sich, über die man schnell einmal den Überblick verlieren kann, wenn man sich nicht auf dem Laufenden hält. Wir möchten deshalb in diesem Artikel über die Neuerungen zur Office 365 Lizenzierung für Schulen eingehen, die seit dem 1. September gültig sind.

Als der Dienst vor nun mehr als drei Jahren für Schulen freigegeben wurde, sprach man von Office 365 A2 Lizenzen, welche den Schulen kostenfrei angeboten wurden. Das A stand für Academic. Es gab dabei auch noch z.B. die kostenpflichtigen A3 Lizenzen, welche gegenüber dem A2 Plan zusätzlich Office 365 ProPlus für die Installation auf den privaten Geräten und diversen erweiterten Funktionen in SharePoint und Exchange enthielen. Vor einem Jahr wurden dann jedoch der lang ersehnte Office 365 ProPlus Benefit für die Lehrpersonen freigegeben, nachdem man bereits ein halbes Jahr davor mit dem Gegenstück Student Advantage begonnen hatte. Das hiess, dass alle Schulen, die mit Microsoft einen EES oder OVS-ES Mietvertrag abgeschlossen und darin die Office Applikationen schulweit lizenziert hatten, diese nun allen Lernenden, Lehrpersonen und Mitarbeitenden zur freien Nutzung auf privaten Geräten zur Verfügung stellen konnten. Office 365 A2 und der ProPlus Benefit waren ein grossartiges Angebot für Schulen. Einen Grund, auf den kostenpflichtigen A3 Plan umzusteigen, gab es zumindest bei unseren Kunden nie.

Vor etwas mehr als einem halben Jahr informierte Microsoft, dass sie den Office 365 Self-Sign-Up Service für Schulen mit einem Mietvertrag aufschalten werden. Die Schulen mussten sich dazu einfach bei Microsoft mit ihrer Schuldomain registrieren, damit die Lernenden und Lehrpersonen selbstständig ihren Office Download besorgen konnten. Wir haben bereits damals vor diesem Angebot gewarnt und machen es auch heute noch. Die Gründe dafür sind, dass dieser Dienst nicht durch den Educa Rahmenvertrag abgedeckt ist – der Datenschutz ist somit nicht gewährleistet – und die interne IT verliert dadurch die Kontrolle, da die Benutzerobjekte und die Lizenzzuweisung durch Microsoft automatisch ausgeführt werden. Damit sie diesen Dienst jedoch aufschalten konnten, bildeten sie einen neuen Lizenzplan Office 365 Education. Dieser neue Lizenzplan enthält alle Services des Plans A2 + den Office 365 ProPlus Benefit. Obwohl wir vom Self-Sign-Up Service abraten, empfehlen wir den Schulen, diesen Lizenzplan auszulösen, da er folgende Vorteile bietet:

  • Die Lizenzen müssen nicht mehr jährlich erneuert werden.
  • Es werden 500'000 Lizenzen für Lehrpersonen und 1'000'000 Lizenzen für Lernende pro Tenant freigeschaltet. Man hat also sicher immer genug.
  • Man erhält 700 TB Speicher in SharePoint für die Zusammenarbeit.

Die Lizenzen können Sie auslösen, indem Sie sich für den Self-Sign-Up bei Microsoft unter der Adresse www.innovativeschools.ch mit Ihrer Domain registrieren und den Self-Sign-Up danach für ein Lehrpersonenkonto (www.office.com/teachers) und für ein Lernendenkonto (www.office.com/getoffice365) durchführen. Danach können Sie diesen Service mit Powershell-Befehlen sperren. Das Vorgehen haben wir bereits in einem älteren Blogbeitrag beschrieben, den Sie hier nachlesen können.

Bald darauf folgte die Umbenennung des bisherigen Plans A2 zu Office 365 Education E1. Dies als Angleichung an den Enterprise-Plan E1. An den Services selber wurde dabei nichts geändert. Auf den 1. September wurden die Lizenzen wiederum umbenannt und mit zusätzlichen Funktionen erweitert. Der Plan Education E1 wurde zu Office 365 Education und der Plan Office 365 Education (aus dem Self-Sign-Up Service) zu Office 365 Education Plus. Es wurde dazu auch eine Grafik veröffentlicht, welche grob die Möglichkeiten aufzeigen soll. Wir haben uns erlaubt, diese Grafik etwas anzupassen und Dienste zu entfernen, die wenig relevant sind.

Der Unterschied ist weiterhin, dass der Office 365 Education Plus Plan zusätzlich den Office Download für die privaten Geräte enthält und dieser Plan nur über einen OVS-ES oder EES Mietvertrag bezogen werden kann.

Natürlich möchten wir Ihnen auch die zusätzlichen Funktionen nicht enthalten, die seit dem 1. September über die beiden Pläne Education und Education Plus kostenfrei zur Verfügung stehen. Wir erlauben uns jedoch wiederum nur auf nützliche Funktionen hinzuweisen:

  • Bis jetzt Funktionen aus Exchange online Plan 1, neu Plan 2: Unbeschränkt grosses Archiv für jeden Benutzer verfügbar + zusätzliche Sicherheitsfunktionen.
  • Bis jetzt Funktionen aus SharePoint online Plan 1, neu Plan 2: Visio- und Infopath-Services. Mit Visio können Sie Prozessdiagramme oder z.B. Netzwerkpläne erstellen und diese direkt auf einer SharePoint Seite anzeigen. Beachten Sie, dass hier nur die browserbasierte Anzeige und nicht die Erstellung der Grafiken inbegriffen ist. Obwohl Infopath vor einem Jahr abgekündigt wurde, ist es noch nicht gänzlich verschwunden. Mit Infopath können umfangreiche Formulare für SharePoint Listen gestaltet werden.

Ganz neu steht auch die Lizenz Azure Rights Management Services kostenfrei für Schulen zur Verfügung. Über diese Lizenz können Dokumente in SharePoint und E-Mails zusätzlich verschlüsselt und somit sicher abgelegt bzw. übertragen werden.

Trotz den Erklärungen oben bleibt das Lizenzmanagement komplex. Es wird sicher nicht das letzte Mal sein, dass wir über eine Lizenzänderung berichten werden. Falls Sie Fragen zu den Office 365 Education Lizenzen oder zu den Mietverträgen mit Microsoft haben, können Sie gerne mit uns Kontakt aufnehmen.