OneDrive for Business Next Generation

Jan 16
OneDrive for Business Next Generation

Der persönliche Speicherplatz in Office 365 ist wahrscheinlich der Service, der im letzten halben Jahr die meisten Neuerungen erhalten hat. Und trotzdem ist er – zumindest bei unseren Kunden – auch der Service, der am meisten Kopfzerbrechen macht. Doch gehen wir der Reihe nach. Wir möchten in diesem und in den nächsten Artikeln auf folgende Themen eingehen:

Die neue Oberfläche

Microsoft schraubt gewaltig an der Darstellung und auch an der Benutzerfreundlichkeit von OneDrive for Business. Bis zum neusten Release sah man stets SharePoint. Davon versucht man sich nun klar zu distanzieren. OneDrive for Business soll das Pendant zum privaten Cloud-Speicher OneDrive werden. Das Design nähert sich an und man kann es mittlerweile nur noch aufgrund einiger Details voneinander unterscheiden. Es gibt einen deutlichen Schnitt. Die bekannten Schaltflächen und besonders die Multifunktionsleiste mit den beiden SharePoint Registern «Dateien» und «Bibliothek» wurden entfernt. Es gibt eine neue Funktionsleiste, über die man standardmässig neue Dokumente und Ordner erstellen und Dateien hochladen kann.

Neue Dokumente erstellen und hochladen

Wenn Sie ein neues Dokument direkt in OneDrive erstellen, wird dieses umgehend in einem neuen Browser Tab im Bearbeitungsmodus geändert. Sie können sogleich mit der Arbeit beginnen oder das Dokument in der normalen Office Applikation starten.

Neue Dokumente können weiterhin per Drag&Drop hochgeladen werden. Sie können dazu mehrere Dateien auf Ihrem PC markieren und in den Browser ziehen. Neu müssen Sie dabei nicht mehr darauf achten, dass Sie die Dokumente in ein vordefiniertes Kästchen ziehen. Sie können es an einem beliebigen Ort ablegen und sie werden hochgeladen.

Sehr angenehm ist, dass Sie die Dokumente auch direkt über einem Ordner ablegen können, damit diese dorthin geladen werden. Achten Sie dabei darauf, dass sich das Ordner-Symbol leicht vergrössert.

Während dem Upload können Sie den Status jederzeit abfragen und den Upload einer oder mehrerer Dateien auch wieder abbrechen.

Falls Sie einen Browser verwenden, der kein Drag&Drop unterstützt, können Sie alternativ auch die «Hochladen»-Schaltfläche in der Funktionsleiste verwenden. Eher durch Zufall haben wir bemerkt, dass in Google Chrome und in Microsofts neuem Browser Edge auch ganze Ordner vom eigenen PC nach OneDrive hochgeladen werden können. Die Hochladen-Schaltfläche hat in Chrome und Edge einen kleinen Pfeil, der auf ein Menü hinweist. Das hat uns dann dazu bewogen, einen Ordner mit mehreren Dateien direkt per Drag&Drop in den Browser zu ziehen und er wurde in der Tat vollständig übertragen. Dies ist schon ein grosser Fortschritt, der es vereinfachen wird, ganze Ordnerstrukturen in die Cloud zu verschieben.

Dokumentübersicht

Auf der neuen Oberfläche sieht man sehr schnell, um was für Dateitypen es sich handelt, da das dazugehörige Symbol neben dem Dateinamen angezeigt wird. Weiter gehören das letzte Änderungsdatum, der letzte Autor, die Dateigrösse und die Freigabe dazu. Nebst der Listenansicht hat man die Möglichkeit, eine Miniaturvorschau der Dateien anzuzeigen. Klicken Sie dazu rechts oben auf das entsprechende Symbol.

Über das Informationssymbol ganz rechts können Sie sich Informationen zu den letzten Aktivitäten und zu einem einzelnen Dokument anzeigen lassen.

Falls Sie ein Dokument anwählen, wird umgehend eine Vorschau geladen, der direkte Link zum Dokument angezeigt und Sie können Freigabelinks erstellen oder direkt Personen für die Bearbeitung einladen.

Dokumentaktionen

Sobald Sie ein Dokument markieren, verändern sich die verfügbaren Schaltflächen in der Funktionsleiste. Sie können nun das Dokument öffnen (z.B. in Word online oder im lokal installierten Word), es teilen, herunterladen, den Link abrufen, löschen, kopieren oder verschieben. Die gleiche Auswahl erhalten Sie ebenfalls, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Dokument klicken oder auf die drei Punkte neben dem Dokumentnamen.

Beim Teilen laden Sie die gewünschten Personen selber ein. Tippen Sie dazu die Namen oder E-Mail Adressen ein. Je nach Vorgabe Ihres Administrators können Sie auch externe Benutzer einladen, die sich dann mit einem Microsoft Account (ehemals Windows Live Konto) anmelden müssen. Wählen Sie unbedingt die richtige Berechtigungsstufe aus, damit Dokumente nicht versehentlich bearbeitet werden können. Alle eingeladenen Benutzer erhalten anschliessend eine E-Mail mit dem Link. Nebst Benutzern können Sie auch Gruppen nach vordefinierten Gruppen suchen und diese einladen. Leider gibt es jedoch einen gravierenden Nachteil, den wir weiter unten beschreiben werden.

Der Vorteil der Teilen-Funktion ist, dass Sie es im Griff haben, wer auf das Dokument zugreifen kann. Sie können die Berechtigung einzelner Benutzer ändern oder auch wieder entziehen.

Es ist jedoch in der Tat einfacher, die zweite Variante zu verwenden, indem man Links erstellt. Sie können pro Dokument vier unterschiedliche Links generieren. Sie wählen dabei zuerst, ob die Benutzer das Dokument nur anzeigen oder auch bearbeiten dürfen. Anschliessend müssen Sie weiter entscheiden, ob der Link nur für Benutzer Ihrer Schule gültig ist oder ob man auch ohne eine Anmeldung (selbst ohne Microsoft Account) darauf zugreifen kann. Besonders vorteilhaft ist, dass Links ablaufen können. So können Sie ein Dokument für eine vordefinierte Anzahl Tage freigeben und können sich darauf verlassen, der Zugriff automatisch wieder entzogen wird.

Neue Dokumente erhalten stets immer den vordefinierten Namen «Dokument» und eine Laufzahl dahinter. Auf der neuen Oberfläche kann man den Namen mittlerweile problemlos über die Funktionsleiste oder die drei Punkte umbenennen. Es wird ein neues Popup geöffnet, in welchem Sie den neuen Namen eintragen können.

Als weitere Variante können Sie das Dokument auch im Bearbeitungsmodus in Word online öffnen und den Namen im schwarzen Balken anpassen. Obwohl man es eigentlich gar nicht ahnen würde, kann man den Namen dort tatsächlich anklicken und ändern. Versuchen Sie es aus.

Ebenfalls neu dazugekommen ist die Funktion zum Kopieren und Verschieben von Dokumenten, was früher vor allem der altbekannten Explorer-Ansicht vorbehalten war. Markieren Sie eines oder mehrere Dokumente und wählen Sie danach, welche Aktion Sie ausführen möchten.

Es wird rechts Ihre Ordnerstruktur geladen. Darüber können Sie das gewünschte Ziel auswählen. Natürlich können Dokumente und Ordner auch per Drag&Drop direkt in einen Unterordner verschoben werden.

Zuletzt verwendet

Im Menü am linken Rand gibt es weitere Anzeigen, die Ihnen die Arbeit erleichtern werden. Die erste Ansicht zeigt alle zuletzt bearbeiteten Dokumente. Die Liste enthält nicht nur Dokumente aus OneDrive for Business, sondern auch aus SharePoint, die Sie zuletzt geöffnet hatten. Sie können die Dokumente ebenfalls wieder als Miniaturansichten oder als normale Liste anzeigen lassen.

Mit mir geteilt

Diese Ansicht gab es bereits auf der alten Oberfläche. Sie zeigt dort alle Dokumente, die speziell für Sie freigegeben wurden. Diese Liste hat jedoch einen gravierenden Nachteil. Es werden nur Dokumente angezeigt, für die Sie über die Funktion «Teilen» eingeladen wurden. Wurde anstatt einzelnen Benutzern eine Gruppe eingeladen oder Sie haben einen Link zu einem Dokument erhalten, wird das Dokument auf dieser Ansicht nicht angezeigt. Es zeigte sich leider immer wieder, dass dies zu grossen Verwirrungen führte und die Ansicht somit eigentlich unbrauchbar ist. Wir werden dies auch als Thema im Artikel 5 aufnehmen.

Backup

Wie steht es eigentlich mit der Datensicherheit in OneDrive for Business? Jeder OneDrive for Business Speicher als auch jede Teamsite in SharePoint online hat einen eigenen Papierkorb. Wenn Sie ein Dokument löschen, wird es in den Papierkorb verschoben. Dort wird es für 93 Tage gespeichert. Was Microsoft da genau geritten hat, 93 Tage zu nehmen, ist nicht bekannt. Sie können den Papierkorb ebenfalls über das Menü links öffnen. Es wird ein Popup mit allen Dokumenten und Ordnern geladen.

Sie haben dort die Möglichkeit, einzelne Dateien oder Ordner wiederherzustellen, zu löschen oder den gesamten Papierkorb zu leeren. Nach diesen 93 Tagen werden die Dateien in einen zweiten Papierkorb verschoben, wo sie wiederum für 93 Tage auffindbar sind. In SharePoint ist dies der Second-Stage-Papierkorb, der nur für den Administrator sichtbar ist. Sollten Sie also einmal in SharePoint ein Dokument im Papierkorb nicht mehr finden, können Sie sich noch an Ihren Administrator wenden. Sie haben demnach 6 Monate Zeit, um ein versehentlich gelöschtes Dokument wiederherzustellen.

Nebst dem Papierkorb ist für alle Dokumente die sogenannte Versionierung aktiv. Pro Dokument werden maximal 500 Versionsstände gespeichert. Ein neue Version entsteht immer, wenn Sie ein Dokument bearbeiten, speichern und schliessen. So können Sie die letzten Änderungen problemlos wieder rückgängig machen oder einfach nur eine ältere Version anschauen. Zu dieser Ansicht gelangen Sie wieder, indem Sie das gewünschte Dokument markieren und die entsprechende Schaltfläche in der Funktionsleiste anwählen oder auf die drei Punkte klicken.

Die einzelnen Versionen sehen Sie auch in den jeweiligen Office Applikationen und können darüber gleich eine ältere Version betrachten oder wiederherstellen. Sie finden die Liste im Datei-Hub.

Suche

Die neue Oberfläche enthält eine sogenannte Instant-Suche. Das heisst, dass mit dem Eintragen des Suchbegriffes umgehend die ersten Resultate angezeigt werden. Das Drop-Down-Menü lädt nur Resultate aus Ihrem OneDrive. Sie können dann ein Resultat anklicken, um das entsprechende Dokument zu öffnen.

Wenn Sie auf «Alles durchsuchen» klicken, werden Sie auf die Standard-Suchresultatseite von SharePoint online umgeleitet, wo Sie dann auch Resultate aus allen SharePoint Bereichen erhalten, auf die Sie Zugriff haben.

Alte Oberfläche

Falls bei Ihnen die neue Oberfläche bereits aufgeschaltet ist, haben Sie aktuell noch die Möglichkeit, zur alten Oberfläche zurückzukehren. Sie finden dazu links unten den entsprechenden Link.

Es wird danach die SharePoint-typische Oberfläche geladen. Dies kann in der Tat manchmal noch nützlich sein, damit man z.B. OneDrive for Business im Windows Explorer öffnen kann (nur im Internet Explorer möglich).

Beim ersten Wechsel auf die alte Oberfläche suchten wir nach kurzer Zeit fieberhaft nach einer Möglichkeit, wieder auf die neue Oberfläche wechseln zu können. Einen Link oder eine Schaltfläche dazu gibt es nicht. Sie müssen den Browser schliessen und sich neu an OneDrive for Business anmelden, damit die neue Oberfläche wieder geladen wird. Wir empfehlen Ihnen deshalb, dass Sie sich bereits heute die neue Oberfläche anschauen und die nützlichen Funktionen ausprobieren. Man muss sich bei der Arbeit mit einem Cloud-Speicher erst daran gewöhnen, dass man eigentlich hauptsächlich mit einer Webseite arbeitet und nicht mehr mit dem Windows Explorer. Das Prinzip bleibt jedoch gleich, dass man Dokumente und Ordner hat. Auch hat man die vielen Funktionen wie das Verschieben und Kopieren zur Verfügung. Man kann neue Dokumente erstellen und bearbeiten und diese beim Cloud-Speicher zusätzlich an andere Personen für die Zusammenarbeit freigeben. Mit den beiden Browsern Microsoft Edge und Google Chrome kann man mittlerweile sogar ganze Ordner per Drag&Drop hochladen, was die Handhabung nochmals deutlich vereinfacht. Ein klarer Nachteil gegenüber der alten Oberfläche ist jedoch der Download von Dateien. Hatte man bei der alten Oberfläche den Internet Explorer und Office 2013 installiert, konnte man einzelne Dateien per Drag&Drop sogar wieder aus dem Browser z.B. auf den Desktop, in die eigenen Dokumente oder sogar in eine E-Mail Nachricht ziehen. Das ist auf der neuen Oberfläche hoffentlich «aktuell» nicht möglich.

Die alte Oberfläche wird in diesem Jahr noch abgeschaltet, sobald alle Office 365 Kunden migriert werden konnten. Administratoren können aktuell noch über das SharePoint Admin Center definieren, dass die neue Oberfläche noch nicht aufgeschaltet werden soll. Denken Sie jedoch, daran dass spätestens Ende Jahr die neue «Erfahrung» für alle Benutzer automatisch aufgeschaltet wird.

Die neue Oberfläche ist in der Tat benutzerfreundlicher und bietet nützliche neue Funktionen. Wir sind gespannt, wie Microsoft die Arbeitsweise weiter optimieren wird und fehlende Funktionen nachreicht.

Als Schlusspunkt möchten wir noch auf eine weitere Ankündigung von Microsoft aufmerksam machen. Es betrifft den Speicher von OneDrive for Business. Aktuell erhält jeder Benutzer 1 TB Speicher. Vor einem knappen Jahr kündigte Microsoft an, dass jeder Benutzer unbeschränkt viel Speicher erhalten wird und kurz vor Weihnachten wurde dies widerrufen. Bis Ende März 2016 werden alle Office 365 Education Kunden 5 TB Speicher in OneDrive for Business erhalten. Falls man zusätzlichen Speicherplatz benötigt, muss man sich an den Office 365 Support wenden, der zusätzlichen Speicher aufschalten kann. Die genauen Gründe dafür sind nicht bekannt. Es hat sich gemäss Microsoft gezeigt, dass die meisten Kunden deutlich weniger als 1 TB Speicher benötigen. Wahrscheinlich war auch der «Missbrauchsfall» beim privaten OneDrive ausschlaggebend, bei dem Benutzer bis zu 70 TB für Filme und Backups besetzten. Grundsätzlich darf man jedoch davon ausgehen, dass der Speicher ausreicht.