OneDrive Next Generation Sync Client

Jan 20
OneDrive Next Generation Sync Client

Im ersten Artikel sind wir auf die neue Oberfläche von OneDrive for Business eingegangen und wie man mit ihr arbeiten kann. In diesem Artikel möchten wir auf das Thema Dateisynchronisation eingehen, was bei SharePoint eine sehr lange Geschichte hat.

Folgend aber zuerst noch einmal die Übersicht über die verschiedenen Artikel:

Microsoft hat im Jahr 2005 eine Kollaborationsanwendung mit dem Namen Groove von der Firma Groove Networks übernommen. Groove war sozusagen wie ein Peer-to-Peer Netzwerk aufgebaut. Man konnte damit Dokumente ohne einen Server gleichzeitig bearbeiten und auch mit den anderen Benutzern chatten. Damit waren schon früh Projektarbeiten über verteilte Standorte möglich (siehe Artikel Wikipedia). Microsoft integrierte die Software erstmals in die Office 2007 Suite. Allenfalls kommt Ihnen der Name Groove bekannt vor, aber mittlerweile in einem ganz anderen Sinn. In Office 2010 wurde Groove durch SharePoint Workspace 2010 ersetzt. Der Name Groove blieb nur noch im Hintergrund als groove.exe bestehen. Dadurch wurde der Name frei und Microsoft verwendet diesen heute für den neuen Musikplayer in Windows 10. SharePoint Workspace 2010 bot weiterhin die Funktionen von Groove, wurde aber zusätzlich mit der Anbindung an den SharePoint Server erweitert. Man konnte so ganze Dokumentbibliotheken und auch Listen aus SharePoint offline synchronisieren und bearbeiten. SharePoint Workspace wurde in Office 2013 schliesslich in OneDrive for Business (es gibt da nochmals einen Zwischenschritt, aber den lassen wir nun weg) umbenannt und abgespeckt. Die einzige Funktionalität, die übrig blieb, war das Synchronisieren von Dokumentbibliotheken. Man konnte neu sowohl einen SharePoint Server als auch SharePoint online ansteuern. Im Hintergrund blieb immer noch der Name groove.exe bestehen. Die Softwarekomponente OneDrive for Business ist fest in Office 2013 und Office 2016 integriert. Es stellte sich aber schon bald heraus, dass sie sehr fehlerhaft ist und einige Einschränkungen hat (KB Artikel von Microsoft):

  • Es können zwar mehrere Dokumentbibliotheken aus SharePoint und OneDrive for Business synchronisiert werden, jedoch ist das Maximum bei insgesamt 20'000 Elementen (Dokumente und Ordner) über alle synchronisierten Bibliotheken.
  • Aus OneDrive for Business können maximal 20'000 Elemente synchronisiert werden.
  • Aus einer Dokumentbibliothek auf einer SharePoint Teamsite können maximal 5000 Elemente synchronisiert werden.
  • Die Dateien dürfen nicht grösser als 2GB sein. Dies ist jedoch ein allgemeines Problem von SharePoint und eigentlich nicht des Sync-Clients.
  • Der Name einer Datei darf nicht mehr als 256 Zeichen enthalten. Bei Ordner sind es 250 Zeichen.
  • Es gibt einige nicht unterstützte Zeichen im Dateinamen wie # oder %.

Ein weiteres Problem der Software ist, dass alle Dateien der gewählten Dokumentablage synchronisiert werden. Man konnte nicht einzelne Ordner aus der Synchronisation ausschliessen. Dies wurde spätestens dann zum Problem, als Microsoft den persönlichen Speicher in OneDrive for Business auf 1 TB anhob. Es gibt noch nicht viele Notebooks und Tablets, welche ebenfalls 1 TB Speicher haben.

Dazu war die Synchronisation – wie schon geschrieben – sehr fehlerhaft. Die Synchronisation konnte über mehrere Wochen problemlos funktionieren und irgendwann wurde der Dienst schliesslich ohne sichtbaren Grund quittiert. Die Softwarekomponente wurde praktisch monatlich durch neue Updates wieder korrigiert, aber eine definitive Lösung für «groove.exe» gibt es heute noch nicht. Wegen diesen Gründen haben wir unseren Kunden immer empfohlen, auf die Synchronisation zu verzichten. Glücklicherweise wurde jedoch das Problem erkannt und die Tage von groove.exe scheinen definitiv gezählt zu sein.

In Windows 10 wurde der neue OneDrive Next Generation Sync Client integriert. Der Client ist darauf ausgerichtet, die Daten aus dem privaten OneDrive (Microsoft Account) lokal zu synchronisieren.

Gegenüber dem alten Client kann man neu auswählen, welche Ordner synchronisiert werden sollen. Beim bisherigen Client für den privaten OneDrive war es bisher so, dass alle Ordner und Dokumente im Explorer als Links angezeigt wurden. Man konnte dann pro Datei und Ordner definieren, ob die Dateien auch offline zur Verfügung stehen sollen. Ebenso wurden Dateien automatisch offline verfügbar, sobald man sie anklickte. Neu werden nur noch die synchronisierten Ordner im Explorer angezeigt.

Die gewünschten Ordner werden über die Einstellungen definiert.

Ebenfalls können Sie den lokalen Ablageort auswählen.

Seit Ende Dezember kann der Client mit einer kleinen Anpassung auch OneDrive for Business synchronisieren. Da der Client in Windows 10 bereits integriert ist, muss er lediglich mit einem Registry-Eintrag erweitert werden. Das dazu benötigte Bereitstellungspaket kann unter folgender Adresse http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=717805 heruntergeladen werden. Führen Sie die Datei «EnableAddAccounts.reg» aus. Mit dem zweiten Registry-Eintrag «DefaultToBusinessFRE.reg» können Sie den Sync-Client so einrichten, dass der OneDrive for Business Account gegenüber dem privaten OneDrive der Standard wird. Dies bedeutet, dass beim ersten Start standardmässig die Anmeldemaske für ein Office 365 Login und nicht für einen Microsoft Account den Benutzern angezeigt wird. Falls Sie noch Windows 7 oder Windows 8 verwenden, können Sie den neuen Sync Client unter folgender Adresse http://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=248256 herunterladen. Sie müssen beachten, dass der Client nicht auf Windows 8.1 installiert werden kann. In diesem Betriebssystem ist bereits ein OneDrive Client fest integriert, der aktuell noch nicht erneuert werden kann. Microsoft hat in Aussicht gestellt, dass dies im ersten Quartal 2016 noch nachgereicht wird. Mac OS X Benutzer erhalten den Client über den Mac App Store oder unter folgender Adresse https://itunes.apple.com/de/app/onedrive/id823766827?ls=1&mt=12. Für die Freischaltung von OneDrive for Business benötigt es eine Anpassung über ein Terminalfenster. Beachten Sie dazu den entsprechenden Artikel auf der Office Support Seite unter https://support.office.com/de-de/article/Erste-Schritte-mit-dem-OneDrive-for-Business-Synchronisierungsclient-der-n%c3%a4chsten-Generation-unter-Mac-OS-X-d11b9f29-00bb-4172-be39-997da46f913f?ui=de-DE&rs=de-CH&ad=CH.

Der Client ist noch in den Kinderschuhen und hat deshalb noch einige Kinderkrankheiten und es fehlen noch diverse Funktionen:

  • Der neue Client kann nur OneDrive und OneDrive for Business synchronisieren. SharePoint Dokumentbibliotheken können aktuell noch nicht synchronisiert werden. Für diesen Zweck müssen Sie weiterhin den alten Client OneDrive for Business aus Office 2013 bzw. 2016 «groove.exe» verwenden.
  • Es können maximal 30 Millionen Dokumente synchronisiert werden. Dies ist ein Maximum von OneDrive for Business. Das dürfte bei den wenigsten Benutzern zu einem Problem werden.
  • Neu beträgt die maximale Dateigrösse sowohl in OneDrive for Business als auch SharePoint online 10 GB. Dies ist jedoch der früheren Grenze von 2 GB bereits ein grossartiger Schritt, der besonders auch für SharePoint und Office 365 Video wichtig ist.
  • Die Dateinamen dürfen nicht länger als 256 Zeichen sein.
  • Die nicht unterstützten Zeichen in Dateinamen bleiben bestehen. Dies sind vor allem # und %.
  • Persönliche OneDrive for Business Dokumentbibliotheken, die auf einem SharePoint Server gespeichert sind, können nicht synchronisiert werden. Es wird nur Office 365 unterstützt.

Leider ist die vollständige Integration in Office noch nicht umgesetzt.

  • Die gemeinsame Zusammenarbeit an einem Dokument ist nicht möglich. Wenn z.B. die Lernenden Gruppenarbeiten durchführen sollen, ist es wichtig, dass das Dokument über die Weboberfläche geöffnet wird. Wird das synchronisierte Dokument im Explorer geöffnet, wird eine eigene Sitzung gestartet. Sobald das Dokument geschlossen wird, wird es durch den Sync-Client hochgeladen und OneDrive for Business wird versuchen, die Änderungen zusammenzuführen.
  • Die «Zuletzt verwendet» Listen in den einzelnen Office Programmen werden den lokalen Explorer-Pfad des Dokumentes anzeigen und nicht die Cloud Adresse.
  • OneDrive for Business Dokumente können nicht direkt aus den Office Applikationen für andere Personen freigegeben werden, wenn Sie das synchronisierte Dokument geöffnet haben. Word z.B. wird Sie dazu auffordern, das Dokument zuerst in der Cloud zu speichern, damit Sie es freigeben können.
  • OneNote besitzt einen eigenen Synchronisationsmechanismus. Die Notizbücher werden deshalb nicht durch den neuen Sync-Client synchronisiert.

Die vollständige Office Integration wird im zweiten Quartal 2016 nachgereicht. Ebenfalls soll es dann möglich sein, Dokumentbibliotheken aus SharePoint online zu synchronisieren. Wann man einen SharePoint Server synchronisieren kann, ist noch nicht bekannt. Der OneDrive Client wird automatisch erneuert.

Administratoren können per GPO zusätzliche Registry-Einstellungen für den Client verteilen. Sie können ihn so konfigurieren, dass es in Schulen nicht möglich ist, den privaten OneDrive zu synchronisieren, die Daten an einen anderen lokalen Speicherort herunterzuladen und dass der Client sich automatisch aktualisiert. Weiter können sie den gewünschten Office 365 Tenant im Client vorkonfigurieren, so dass die Benutzer praktisch keine Einstellungen mehr vornehmen müssen. Beachten Sie dazu den Office Support Artikel unter dieser Adresse https://support.office.com/de-de/article/Administrative-Einstellungen-f%c3%bcr-den-OneDrive-for-Business-Synchronisierungsclient-der-n%c3%a4chsten-Generation-0ecb2cf5-8882-42b3-a6e9-be6bda30899c?ui=de-DE&rs=de-DE&ad=DE.

Ebenfalls nicht vorgesehen ist eine Migration vom alten OneDrive for Business Client auf den Next Generation Sync Client. Wenn Sie umsteigen möchten, sollten Sie zuerst unbedingt die Synchronisation im alten Client beenden und den Ablageort löschen. Installieren und konfigurieren Sie den neuen Client erst danach.

Wie Sie sehen, haben wir mittlerweile endlich einen funktionierenden Client zur Verfügung, jedoch benötigt es noch ein paar Erweiterungen bzw. Korrekturen. Die Installationsprozedur verdient den Namen nicht. Es kann nicht sein, dass die Benutzer zuerst den Client installieren und danach einen Registry-Eintrag erstellen müssen, damit die Anmeldung möglich ist. Wir erwarten da eine definitive Lösung. Aber Microsoft ist zumindest einmal auf dem richtigen Weg.

Zusammengefasst nochmals die wichtigsten Links: