Das OneDrive Admin Center wurde bereits letzten Dezember 2016 in Office 365 hinzugefügt. Gerne möchten wir an dieser Stelle ein paar Empfehlungen abgeben, die wir jeweils auch bei unseren Kunden so umsetzen.

Das neue OneDrive Admin Center finden Sie über das Office 365 Admin Center. Erweitern Sie links in der Navigation den Punkt “Admin Center” und klicken Sie dann auf “OneDrive”.

Im neuen Register sehen Sie links ebenfalls wieder eine Navigation. Der erste Punkt ist die “Freigabe”. Hier können Sie die Freigabe von SharePoint und OneDrive for Business separat erlauben oder verhindern. Es ist in den Schulen meistens so, dass besonders die externe Freigabe (auch über anonyme Links) in OneDrive for Business zugelassen wird. So kann man auch einmal z.B. Dokumente an die Eltern freigeben oder mit Lehrpersonen anderer Schulen gemeinsam Unterrichtsmaterial erarbeiten. In SharePoint wird die externe Freigabe jedoch meistens deaktiviert oder nur auf einzelne Bereiche zugelassen. Der Grund ist, dass die Struktur und die Berechtigungen in SharePoint zentral vorgegeben werden und es werden meistens organisatorische Dokumente abgelegt, die nicht für externe Benutzer zugänglich sein sollen. Natürlich funktioniert immer noch der Download und Versand per E-Mail, aber das ist dann doch eine Hürde mehr als eine direkte externe Freigabe.

Sie können bei der externen Freigabe zwischen folgenden Einstellungen auswählen:

  • Nur vorhandene externe Benutzer: In diesem Fall müssten Admins die externen Benutzer im Verzeichnis erstellen, damit ihnen Dokumente freigegeben werden können.
  • Neue und vorhandene externe Benutzer: Die externen Benutzer müssen sich immer mit einem Office 365 oder einem Microsoft Konto anmelden.
  • Alle Benutzer einschliesslich anonymer Benutzer: In diesem Fall kann ein externer Freigabelink erstellt und versendet werden. Eine Anmeldung ist nicht notwendig.

Wenn Sie die Freigabelinks zulassen, definieren Sie danach den Standardfreigabelink, der beim Anklicken dieser Funktion standardmässig erstellt werden soll. Hier empfehlen wir Ihnen die Option “Direkt”. Auf diese Weise wird der bisherige, direkte Link zu einem Dokument oder zu einem Ordner generiert und es werden keine Berechtigungen angepasst, sondern der Benutzer muss dann effektiv wählen, dass er einen externen Freigabelink erstellen möchte. Auf diese Weise macht man sich vielleicht doch noch einmal kurz Gedanken, ob man das Dokument wirklich extern an anonyme Benutzer freigeben möchte.

Sie haben weiter die Möglichkeit, die Freigabelinks einzuschränken. So können Sie unter anderem definieren, dass alle Links nur eine maximale Anzahl von Tagen gültig sein dürfen oder z.B. nur anonyme Links erstellt werden können, um Dokumente zu lesen jedoch nicht zu bearbeiten.

Falls die Einstellungen besonders strikt sein sollen, können nur externe Benutzer bestimmter Domänen zugelassen werden. Wir empfehlen Ihnen hier vor allem, das Häkchen der letzten Einstellung zu deaktivieren. So können externe Benutzer, die Sie eingeladen haben (anonyme Links ausgeschlossen), nicht selber ihnen freigegebene Dokumente oder Ordner mit anderen externen Benutzern weiterteilen.

Im Register “Synchronisation” haben Sie die Möglichkeit, die Synchronisation mit dem neuen OneDrive Sync Client vollständig zu deaktivieren. Dies dürfte jedoch gerade bei OneDrive for Business wenig Sinn machen.

Im Register “Speicher” definieren Sie den OneDrive Speicherplatz pro Benutzer. Standardmässig liegt dieser bei 1 TB, er kann jedoch bis auf maximal 5 TB (5120 GB) erhöht werden. Wenn Sie den Speicher erhöhen oder senken möchten, betrifft dies nur neue Benutzer, die noch nie auf OneDrive for Business zugegriffen haben. Bei bestehenden Benutzern muss der Speicher manuell über die SharePoint online Shell angepasst werden.

Wenn Sie einen Benutzer löschen, haben Sie jeweils maximal 30 Tage Zeit, um den Benutzer wiederherzustellen und noch Daten zu exportieren. Sie können auf dieser Seite die Aufbewahrungszeit von OneDrive for Business Dateien gelöschter Benutzer erhöhen. Wir empfehlen unseren Kunden jeweils, den Wert auf 180 Tage zu erhöhen, damit man ein halbes Jahr Zeit hat, um im Notfall noch Dokumente zurückzuholen. Der Office 365 Benutzer wird in diesem Fall trotzdem gelöscht, jedoch bleiben die Daten noch bestehen. Dies hat keinen Einfluss auf das Exchange Postfach. Wir empfehlen Ihnen, diese Einstellung anzupassen. Wir hatten letztens einen Supportfall, dass Benutzer auf freigegebene Dokumente keinen Zugriff mehr hatten, weil eine Person pensioniert wurde.

Im Register “Gerätezugriff” können Sie die OneDrive App für iOS und Android einschränken und so die Unternehmensdaten sichern.

Ein eher umständlicheres Problem waren in OneDrive for Business und auch SharePoint die Sonderzeichen, welche in den Dateinamen nicht vorkommen dürfen. Microsoft hat da in den letzten Jahren eine gute Arbeit geleistet und die nicht unterstützten Zeichen sehr reduziert. Gemäss offizieller Supportseite sind es aktuell nur noch folgende Sonderzeichen: ” # % * : < > ? / \ |

Relativ neu werden nun auch die Raute und das Prozentzeichen in den Dokumentnamen unterstützt. Man muss die Zeichen jedoch aktuell noch über die SharePoint online Shell explizit zulassen. Wenn Sie das Powershell Modul installiert haben, können Sie folgende Befehle absenden, um sich an SharePoint anzumelden und die Sonderzeichen zuzulassen:

$cred = Get-Credential
Connect-SPOService -Url https://iseschool2013-admin.sharepoint.com -Credential $cred
Set-SPOTenant -SpecialCharactersStateInFileFolderNames Allowed

Sie müssen nachher noch ein paar Stunden warten, bis die Änderung aktiv wird. Sie werden jedoch sehen, dass selbst Dokumente mit einer Raute oder einem Prozentzeichen neu synchronisiert werden können.

Eine weitere Neuerung gemäss dem Supportartikel ist die Dateinamenlänge. Diese wurde von 260 auf 400 Zeichen erweitert. Der Dateiname besteht dabei immer aus der vollständigen SharePoint Adresse, der Dokumentbibliothek, den Ordnern und der Datei selber. Als Beispiel in OneDrive for Business https://iseschool2013-my.sharepoint.com/personal/dario_zueger_iseschool_ch/Documents/Schulen/Dokument1.docx. Dies sind bereits 107 der 400 möglichen Zeichen.