Ende August 2019 konnte Microsoft neue Rechenzentren Schweiz Nord und Schweiz West für Azure Dienste in Betrieb nehmen. Seit Mitte Dezember hat nun auch Office 365 den Schweizer Pass erhalten und steht ab sofort für Kunden aus der Schweiz und Liechtenstein zur Verfügung.

Wir stellen hier die wichtigsten Informationen und Fragen zusammen:

Welche Office 365 Dienste sind aus den neuen Schweizer Rechenzentren verfügbar?

Folgende Tabelle zeigt eine Übersicht, welche Dienste wo betrieben werden (Stand 06.01.2020).

Dienst Standort Welche Daten betroffen
Exchange online Schweiz E-Mail Nachrichten, Termine und E-Mail Anhänge
OneDrive for Business Schweiz Hochgeladene Dateien
SharePoint online Schweiz Seiteninhalte und gespeicherte Dateien auf diesen Seiten
Skype for Business Irland, Niederlande
Microsoft Teams Schweiz Chatnachrichten in Teamskanälen und private Nachrichten, sowie Bilder, die in Chatnachrichten verwendet werden.
Dateien, die in Teams abgelegt werden, werden im Hintergrund in SharePoint online gespeichert.
Office Online & Mobile Schweiz
Exchange Online Protection Schweiz
Planner Irland, Niederlande
Sway USA
Yammer Irland, Niederlande
OneNote Services Schweiz
Stream Irland, Niederlande
Whiteboard USA
Forms Irland, Niederlande

Microsoft hat hart daran gearbeitet, dass auch die Chatnachrichten von Microsoft Teams in der Schweiz gespeichert werden. Dies ist für die Kommunikation in Schulen ein wichtiger Punkt.

Es muss beachtet werden, dass Aufnahmen einer Teamskonferenz, die in Microsoft Stream gespeichert werden, aktuell nicht in der Schweiz zur Verfügung stehen, bis auch Stream in der Schweiz gehostet wird.

Wer kann von Office 365 in der Schweiz profitieren?

Alle Office 365 Kunden mit einer Rechnungsadresse in der Schweiz oder Liechtenstein. Dies betrifft sowohl KMUs, aber auch alle Bildungseinrichtungen. Für alle Schulen unter dem educa.ch Rahmenvertrag bedeutet dies, dass man nebst Schweizer Recht, Gerichtsstand in der Schweiz nun auch den Datenstandort für die erwähnten Dienste in der Schweiz hat.

Was kosten die Dienste in der Schweiz?

Es entstehen keine Mehrkosten. Die Basisdienste für Schulen im Lizenzplan Office 365 A1 sind weiterhin kostenfrei. Alle weiteren, kostenpflichtigen Office 365 Pläne sind gemäss Ihrem bisherigen OVS-ES oder EES Vertrag unter dem educa.ch Rahmenvertrag (bis zur nächsten Vertragsverlängerung) verfügbar.

Wie gelangen meine Daten in die Schweiz?

Falls Ihre Schule bis jetzt noch keine Office 365 Umgebung hat und eine neue erstellt werden muss, wird dieser sogenannte Tenant automatisch in der Schweiz angelegt. Sie müssen nichts weiter unternehmen. Gerne unterstützen wir Sie bei der Erstellung eines neuen Tenants und der optimalen Konfiguration. Beachten Sie dazu unser Office 365 for Education Einrichtungspaket.

Für alle Schulen, die bereits einen bestehenden Tenant haben, können sich über ein Opt-In für die Migration in die Schweiz anmelden. Das frühe Opt-In ist bis am 30. Juni 2020 offen. Microsoft schreibt, dass die Migration bis zu 24 Monate dauern kann. Es müssen normalerweise keine weiteren Aktionen durch die Kunden unternommen werden. Ausgenommen sind Kunden, die auf einer Firewall IP Adressen filtern. Dort müssen die IP Adressen Ranges angepasst werden. Falls Ihre Schule Exchange online einsetzt, sollten die Benutzer informiert werden, dass sie auf mobilen E-Mail Clients unbedingt die Exchange Serveradresse outlook.office365.com anstatt m.outlook.com verwenden.

Die verschiedenen Office 365 Dienste werden unabhängig voneinander in die Schweiz migriert. Die Erfahrung zeigt, dass Exchange online sehr schnell verschoben wird. Jeweils nach Abschluss einer Migration wird im Admin Center im Nachrichtencenter eine Mitteilung aufgeschaltet. Man wird jedoch über den Migrationsstart nicht informiert. Während der Migration stehen alle Dienste normal zur Verfügung.

Wie kann das Opt-In gestartet werden?

Dieser Vorgang muss durch einen Office 365 Administrator Ihrer Schule durchgeführt werden. Wechseln Sie in das Admin Center und dort auf Einstellungen > Einstellungen > Organisationsprofil > Data Residency.

Auf der rechten Seite wird ein neuer Bereich geöffnet. Aktivieren Sie dort das Häkchen, dass Sie die Daten migrieren möchten und bestätigen Sie unten mit “Save changes”.

Wo sehe ich, welche Daten wo sind?

Wechseln Sie dazu im Admin Center in den Bereich Einstellungen > Einstellungen > Organisationsprofil > Datenspeicherort. Sie sehen dann im rechten Bereich, den Datenstandort der Hauptdaten.

Was kann ich machen, wenn ich für meine Schule nicht so lange warten möchte?

In diesem Fall müssten Sie einen neuen Tenant erstellen und die bestehenden Daten migrieren. Beachten Sie, dass dies ein sehr aufwändiger Prozess ist und nicht alle Daten übernommen werden können (z.B. Forms, Planner, Sway).

Was geschieht, wenn ich das Opt-In nicht durchführe?

Microsoft wird zu einem späteren Zeitpunkt, Ihren Tenant automatisch in die Schweiz migrieren.

Wo finde ich noch mehr Informationen?