In letzter Zeit gab es seitens Microsoft wieder viele Neuigkeiten, die wir in der nächsten Zeit nun versuchen, in unserem Blog zu beschreiben. Wir beginnen dabei mit dem neuen Tool Office Forms, das für Schulen entwickelt wird und aktuell noch in der Preview Phase ist. Office Forms bietet neue Funktionen, damit man schnell und einfach Formulare, Umfragen oder Quizzes erstellen kann. Der Zugang erfolgt zur Zeit nur über die Adresse https://forms.office.com. Sie können sich danach mit Ihren persönlichen Office 365 Zugangsdaten anmelden.

Auf der Office Forms Startseite haben Sie eine Übersicht über alle Ihre Formulare, die Sie erstellt haben. Über die erste Kachel können Sie ein neues Formular hinzufügen. Sehr praktisch ist die Funktion, ein bestehendes Formular zu kopieren.

Sie können zu jedem Formular einen Titel und eine Beschreibung verfassen. Zum jetzigen Zeitpunkt werden fünf verschiedene Fragetypen angeboten. Dies wird sicher noch weiter ausgebaut. Oder wir hoffen es zumindest, da das Angebot noch eher schwach ist.

Wir schauen uns nun die einzelnen Fragetypen im Detail an.

Auswahl

Bei der Auswahl kann man zwischen Single- oder Multiple-Choice unterscheiden. Sie können beliebig weitere Antwortmöglichkeiten oder auch die Option «Sonstiges» hinzufügen. Natürlich dürfen auch weitere Einstellungen wie «Antwort erforderlich» oder die zufällige Reihenfolge der Antworten nicht fehlen. Die Fragen können mit Untertitel erweitert werden. Wie bei den Formularen selber, können auch die Fragen kopiert werden.

Prüfung

Der Unterschied zwischen der Auswahl und der Prüfung ist, dass man bei der Prüfung auch noch die korrekte Antwort definieren kann. Sie können eine bestehende Auswahl-Frage zu einer Prüfung wechseln. Die Option dazu finden Sie über die drei Punkte unten rechts bei der Frage.

Text

Das Textfeld kann entweder ein- oder mehrzeilig sein.

Über die drei Punkte können zudem Einschränkungen gesetzt werden. Sie können so das Text- zu einem Zahlenfeld tauschen und auch ein Zahlenintervall definieren.

Bewertung

Dieses Feld ist leider unbrauchbar. Sie haben die Möglichkeit, zwischen Sternen oder Zahlen auszuwählen. Die Anzahl beträgt dann jedoch entweder 5 oder 10.

Datum

Zu guter Letzt gibt es ein Datumsfeld. Es gibt aktuell keine Auswahlmöglichkeit, ob man auch eine Uhrzeit angeben muss.

Sobald Sie die Fragen zusammengestellt haben, können Sie eine Vorschau des Formulars laden. Office Forms bietet sowohl eine Vorschau für den Desktop als auch mobile Geräte. Natürlich wird das Tool auch für Smartphones optimiert.

Über «Formular senden» können Sie diverse Einstellungen definieren und den Link zum Formular kopieren, eine E-Mail mit dem Link generieren, einen QR-Code anstelle des Links erstellen oder den Embedding-Code kopieren. Diesen Code können Sie dann z.B. auch auf einer Klassenseite in SharePoint direkt einfügen. Die Berechtigungen sind einfach definiert. Entweder können nur angemeldete Benutzer aus Ihrem Office 365 Tenant das Formular ausfüllen oder der Link ist öffentlich. Falls Sie das Formular auf angemeldete Benutzer einschränken, können die Antworten anonymisiert werden.

Ganz unten sehen Sie noch den Link «Alle Einstellungen anzeigen».

  • Antworten sammeln: Sie definieren, ob die Antworten der Benutzer gespeichert werden. Ein Formular ausfüllen und die Antworten werden gleich wieder gelöscht?
  • Stichtag anwenden: Sehr nützliches Feature, wenn Sie das Formular zeitlich begrenzt zur Verfügung stellen möchten.
  • Richtige Antworten anzeigen: Ist nur für den Fragentyp «Prüfung» relevant.
  • Zufällige Reihenfolge der Fragen.

Die Antworten werden in einem sehr frischen Design angezeigt. Falls die grafische Auswertung nicht ausreicht, können Sie sie nach Excel exportieren und dort weiter bearbeiten.

Die Preview ist bereits vielversprechend und sieht auch sehr gut aus. Wir sind gespannt, wie dies weiterentwickelt wird. Die Auswahlmöglichkeiten müssen definitiv noch erweitert werden. Matrizenfragen und Verzweigungen sind ebenfalls Pflicht.

Die Preview steht bereits allen Office 365 Education Kunden zur Verfügung. Falls Sie nach der Anmeldung eine Fehlermeldung erhalten, müssen Sie im Office 365 Admin Center kurz die Lizenzzuweisung Ihres Benutzers kontrollieren. Zum Teil wurde Office Forms bereits als Lizenzoption zur Lizenz Office 365 Education Plus hinzugefügt. Microsoft nennt es dort jedoch Microsoft Forms (Plan 2).

Über folgenden Link können Sie ein Beispielformular ausfüllen. Gerne interessiert uns Ihre Meinung zum neuen Tool und was Sie sich noch wünschen würden.

https://forms.office.com/Pages/ResponsePage.aspx?id=IjGhWpEZB0msVqfdOxxmbJEfp92jVUhJtc3DeC1XUltUNVJUVkVUQkxTMEpPNVgyRzhMRFdNTVJDTS4u