Vor ca. einem Monat haben wir in unserem Blog das neue OneDrive for Business Admin Center beschrieben. Gerne möchten wir heute auch ein paar neue Funktionsbeschreibungen für die Benutzer nachreichen, die im letzten halben Jahr aufgeschaltet wurden oder nächstens kommen werden.

Kopieren nach SharePoint

Dies eine Funktion, die es nun schon länger gibt, aber doch sehr wichtig ist. Früher war es doch sehr umständlich, wenn man ein Dokument in seinem persönlichen OneDrive for Business vorbereitet hatte und man dieses danach in SharePoint veröffentlichen wollte. Man kam eigentlich nicht darum herum, das Dokument auf den PC herunterzuladen und in SharePoint wieder hochzuladen. Mit der Kopieren-Funktion können wir nun Dokumente und Ordner direkt nach SharePoint kopieren. Die einzige Einschränkung ist, dass die Dateien zusammen nicht grösser als 500 MB sein dürfen (war bis vor ca. 2 Monate noch auf 50 MB beschränkt). Dies ist nicht gerade viel, aber sollte für normale Dokumente eigentlich ausreichen.

Wenn man seine Dokumente bzw. Ordner markiert und die Funktion “Kopieren nach” ausgewählt hat, wird rechts ein neues Menü geöffnet. In diesem kann man entweder seinen eigenen OneDrive oder eine SharePoint Website auswählen.

Bei OneDrive hat man natürlich die Möglichkeit eine Kopie in einem Unterordner abzulegen – klappt auch mit Drag&Drop, wenn es nur eine Ebene weiter unten ist – oder man kann am selben Ort eine Kopie anlegen.

Ein typisches Beispiel dazu ist, dass man ein Dokument bereit hat, das man in einer zweiten Version leicht anpassen muss. Also erstellt man eine Kopie und aus dem Dokument wird das Dokument1. Eigentlich eine selbstverständliche Funktion, die uns nun auch OneDrive for Business endlich bietet.

Falls Sie das Dokument nach SharePoint kopieren möchten, wählen Sie die gewünschte Website und danach die Dokumentbibliothek – falls es mehrere auf der Website gibt – aus. Der Kopiervorgang funktioniert natürlich nur, wenn Sie am Zielort Schreibberechtigungen haben.

Die SharePoint Websites, die Sie zur Auswahl erhalten, sind alles Websites, die Sie häufig nutzen oder denen Sie folgen. Sie können einer beliebigen Seite folgen, indem Sie oben rechts unterhalb Ihres Namens auf den Stern mit der Bezeichnung “Folgen” klicken.

Aus OneDrive SharePoint Dokument bearbeiten

Die SharePoint Websites aus “Kopieren nach” sehen Sie auch auf der linken Seite in Ihrem OneDrive. Wenn Sie auf eine Website klicken, haben Sie allenfalls wieder die verschiedenen Dokumentbibliotheken der Website zur Auswahl und danach sehen Sie alle Ordner und Dokumente. Das heisst, dass Sie dann den OneDrive for Business nicht mehr verlassen müssen, um Dokumente auf SharePoint bearbeiten zu können. Falls Sie doch einmal auch noch weitere Informationen einer Website einsehen müssen, haben Sie oben rechts einen Link zur Verfügung, der auf die SharePoint Website führt.

Der Vorteil dieser Funktion ist, dass Sie von den neuen Dateifunktionen profitieren können, auch wenn die neuen Dokumentbibliotheken in SharePoint noch nicht aufgeschaltet sind. Das heisst, Sie können mit Google Chrome, Edge oder Firefox Ordner hochladen, Dokumente kopieren und Verknüpfungen erstellen.

Download mehrere Dokumente oder Ordner

Die Download-Funktion wurde ebenfalls erweitert. Sie können jetzt mehrere Ordner und auch Dokumente markieren und diese gemeinsam herunterladen. Die Dateien werden alle gezippt und dann zum Herunterladen angeboten. Dies könnte vor allem eine wichtige Funktion bei Austritten sein. Denken Sie daran, dass Sie Ihren OneDrive for Business Speicher verlieren, sobald Sie Ihre Schule verlassen. In diesem Fall müssen Sie Ihre Dateien rechtzeitig herunterladen. Nebst der Synchronisation können Sie auch diese neue Funktion verwenden.

Freigabe

Microsoft überarbeitet aktuell die Freigabe vollständig. Sie soll einheitlicher und einfacher werden. Zudem soll man in Zukunft auch direkt synchronisierte Dateien über den Explorer oder den Finder freigeben können.

Über ein kleines Popup definieren Sie neu die Zielgruppe (Alle Personen, Benutzer der eigenen Schule oder nur bestimmte Benutzer) und die Berechtigungen.

Auch über “Link kopieren” definieren Sie die gewünschte Zielgruppe und die Berechtigungen, müssen jedoch den Link selber per E-Mail verschicken. Falls Sie die Zielgruppe “Jeder” auswählen, können Sie zusätzlich festlegen, wie lange der Link gültig ist. Dies ist eine wichtige Sicherheitseinstellung, die man unbedingt anwenden sollte. So müssen Sie nicht selber Berechtigungen wieder zurückziehen.

Die neue Teilen Funktion wird im Juni ausgerollt und im Verlauf des Sommers auch in den OneDrive Sync Client integriert, so dass man dafür den Browser nicht mehr öffnen muss. Schön daran ist, dass die Funktion im Sync Client und im Browser gleich aussehen werden.

Bereits jetzt schon können Sie Ordner mit anonymen Benutzern teilen. Bis vor ein paar Monaten war dies nur mit einzelnen Dateien möglich. Die Benutzer, die den anonymen Link von Ihnen erhalten, können dann auf die Dokumente und Unterordner ohne Anmeldung zugreifen und je nach Berechtigung bearbeiten oder lesen. Diese Funktion dürfte für viele Lehrpersonen interessant sein, die z.B. den Eltern oder Lehrpersonen Unterlagen zur nächsten Exkursion oder zum Klassenlager bereitstellen möchten.

Grundlegende Änderung bei der Synchronisation

Seit Ende Januar können Sie SharePoint Dokumentbibliotheken ebenfalls mit dem neuen OneDrive Sync Client lokal auf den Computer synchronisieren und so mit dem Explorer arbeiten. Sie erhalten im Explorer ein neues Register mit dem Namen Ihrer Schule. Darunter befinden sich dann alle Dokumentbibliotheken, die Sie synchronisieren.

Endlich gehören die Probleme mit dem alten Synchronisationsclient (Groove.exe) der Vergangenheit an. Man hat keine Einschränkungen mehr wie z.B., dass nur 20000 Elemente synchronisiert werden können. Der neue Synchronisationsclient bietet sogar die Annehmlichkeit, dass man jetzt Dateien bis max. 15 GB hochladen kann.

Die nächsten Neuerungen werden im Herbst mit dem nächsten Windows 10 Update bei uns ankommen. Microsoft wird die Synchronisation vollständig ändern und eigentlich das ehemalige System aus Windows 7 wieder übernehmen. Die Funktion heisst OneDrive Files On-Demand und zeigt dem Benutzer immer alle Ordner und Dateien im Explorer an. Die Dateien werden nicht mehr synchronisiert, sondern bei Bedarf abgerufen. Der Benutzer kann jedoch jederzeit entscheiden, wenn er Dateien oder Ordner offline zur Verfügung haben möchte, so dass sie auch unterwegs bearbeitet werden können. Auf diese Weise wird der Speicherplatz auf dem PC nicht unnötig belastet und man hat alle Dateien immer im Explorer sichtbar. Wir sind gespannt, ob das eine langersehnte Lösung für geteilte Computer in Schulen ist. Bis anhin ist es nicht möglich, auf geteilten PCs die Synchronisation einzurichten, da man so auf jedem PC Dateien herunterladen würde, an denen man sich anmeldet. Wir sind gespannt!