Viele Schulen werden morgen mit Distance Learning beginnen und auf diesem Weg ihren Lernenden Aufgaben zustellen und Unterstützung anbieten. Ein mögliches Mittel dafür ist unter anderem Microsoft Teams, aber natürlich auch die weiteren Office 365 Tools wie OneDrive for Business, Forms und Stream. Für alle Schulen, die noch keinen Office 365 für Schulen Tenant bereit haben oder nur noch Microsoft Teams eingerichtet werden muss, verweisen wir auf unseren gestrigen Artikel “Office 365 Notfallpaket für Schulen“.

Das Problem ist aber auch vielfach, dass nun Fragen auftauchen, wie man sich am Besten organisiert oder man kennt Microsoft Teams allgemein zu wenig. Wir bieten mit unserer ISE School Academy eine E-Learning Plattform für Lehrpersonen an, damit Sie sich selbstständig in die verschiedenen Tools einarbeiten können. Daneben bieten wir Schulen neu 60 Minuten Webinars als Crashkurs für Microsoft Teams an. Das Webinar findet ebenfalls über Microsoft Teams in einer Konferenz statt. Wir zeigen über die Desktopsharing Funktion die verschiedenen Möglichkeiten und grob wie sie eingesetzt werden können. Da 60 Minuten sehr kurz sind, müssen wir jeweils das Mikrofon der Teilnehmenden deaktivieren. Das Webinar wird auf Wunsch der Schule aufgenommen und als Film zur Verfügung gestellt, damit man es jederzeit wiederholen oder auch die Lehrpersonen es sich anschauen können, die nicht am Webinar teilnehmen konnten. Gerne können Sie uns anfragen.

In diesem Beitrag versuchen wir die wichtigsten organisatorischen Tipps für die Schulen und die Lehrpersonen aufzulisten.

Teamorganisation

Nicht in allen Schulen können die Lehrpersonen selber neue Teams erstellen, sondern dies wird zentral durch Poweruser oder die IT geregelt. Wenden Sie sich in diesem Fall an die verantwortlichen Personen, damit Ihr Team erstellt wird. Alternativ lohnt es sich wahrscheinlich, diese Funktion vorübergehend zu öffnen.

Wenn Sie ein neues Team erstellen, sollten Sie möglichst einen “lebenslangen” Namen verwenden. Verzichten Sie auf die normale Nummerierung von 1., 2., 3. Klasse. Auf diese Weise müssen Sie das Team nach den Sommerferien nicht wieder umbenennen. Das Problem ist, dass sich hinter jedem Team eine SharePoint Site befindet, die nicht umbenannt wird.

Neues Team erstellen

Es hat sich zudem gezeigt, dass ein reines Klassenteam nicht wirklich praktikabel ist, da viele Lehrpersonen so in einem Klassenteam arbeiten. Das OneNote Kursnotizbuch und das Aufgabentool müssen geteilt werden. Erstellen Sie deshalb besser ein Team pro Klasse und Fach oder pro Lehrperson und Klasse.

Falls die IT der Schule das interne Active Directory nach Office 365 synchronisiert, kann es sein, dass die Klassen bereits als Sicherheitsgruppen verfügbar sind. Die Lehrpersonen können bei der Erstellung eines neuen Teams auf diese Sicherheitsgruppen zurückgreifen und so sehr einfach alle Lernenden einmalig in das Team importieren. Fragen Sie bei der IT nach, wie die Namen der Gruppen aufgebaut sind. Sie können z.B. mit “SG-” für Sicherheitsgruppe beginnen. Beachten Sie, dass das ein einmaliger Import ist. Sie müssen Klassenmutationen manuell durchführen.

Import der Lernenden aus einer Gruppe

Die Schulleitung sollte klären, ob sie zusätzlich ein organisatorisches Team für die Lehrpersonen erstellt. In diesem Team können sehr schnell Ankündigungen verbreitet, Fragen geklärt und Dokumente zentral abgelegt werden. Folgende Kanäle wären möglich:

  • Allgemein: Kanal der Schulleitung für die Kommunikation von Ankündigungen an die Lehrpersonen
  • Kanal pro Fach: Ablage von Unterrichtsmaterial der Fächer, interne Kommunikation der Lehrpersonen. Austausch von Tipps für den Unterricht.
  • Support: Ablage für Anleitungen der IT. Fragen können im Register “Beiträge” gestellt und durch andere Lehrpersonen oder die IT beantwortet werden.

LP Team

Teams Apps

Teams kann man sowohl im Browser nutzen als auch als App installieren. Für eine intensivere Nutzung sollten Sie die Teams App auf Ihrem PC oder Mac fix installieren:

Falls eine Installation nicht möglich ist, sollten Sie möglichst auf folgende Browser setzen, da diese ebenfalls die meisten Funktionen von Teams vor allem im Zusammen mit einer Audio-/Videokonferenz unterstützen:

Weisen Sie Ihre Lehrpersonen und Lernenden zusätzlich an, die Microsoft Teams auf einem Tablet oder Smartphone zu installieren und die Benachrichtigung zuzulassen. Auf diese Weise können Sie für wichtige Mitteilungen eine Push Mitteilung auslösen.

Beiträge – Klassenchat

Jedes Team hat mit dem Register “Beiträge” einen gemeinsamen Chat. Diesen können Sie als offiziellen Kommunikationskanal mit Ihren Lernenden in einer Klasse verwenden. Verzichten Sie möglichst auf Whatsapp als Klassenchat, da dies aufgrund des Datenschutzes nicht erlaubt ist.

Klassenchat

Damit Ihre Lernenden bei wichtigen Nachrichten eine Pushmitteilung erhalten, haben Sie zwei Möglichkeiten:

  • Erstellen Sie über die Formatierungen eine “Ankündigung”.
    Ankündigung
  • Beginnen Sie eine neue Unterhaltung mit einem @ und geben Sie dann Team- oder Kanalnamen ein.
    Pushmitteilung auslösen

Achten Sie darauf, dass für Rückfragen oder Antworten auf eine bereits bestehende Unterhaltung immer die Schaltfläche “Antworten” angeklickt und nicht unten eine neue Unterhaltung gestartet wird.

Antworten auf eine Unterhaltung

Falls Sie den Kanal “Allgemein” nur für eine einseitige Kommunikation zu den Lernenden nutzen möchten und nur die anderen Kanäle für Unterhaltungen gedacht sind, können Sie das Schreiben von Nachrichten durch die Lernenden in der Kanalverwaltung einschränken.

Kanalverwaltung

Privater Chat

Nebst dem Klassenchat gibt es auch den privaten Chat zwischen einzelnen Benutzern oder individuellen Gruppen. Definieren Sie mit Ihren Lernenden klare Regeln, wann Sie angeschrieben werden dürfen und zu welchen Themen. Allgemeine Fragen, die auch für die anderen Lernenden interessant sein oder direkt durch die anderen Lernenden beantwortet werden könnten, gehören in den Klassenchat.

Falls der Chat nicht mehr ausreicht, können Sie auch eine Videokonferenz mit dem Lernenden starten und ihn durch das Desktopsharing weiter betreuen. Übrigens können Sie in einem privaten Chat den Bildschirm auch ohne Audio-/Videotelefonie teilen. Sie finden dazu rechts oben das Teilen-Symbol.

Privater Chat

Dokumentablage

Jedes Team besteht im Hintergrund aus einer SharePoint Site. Auf der Teamsoberfläche wiederspiegelt sich dies über das Register “Dateien”.

In einem Klassenteam müssen Sie beachten, dass alle Unterlagen, die Sie direkt unter “Dateien” ablegen, durch die Lernenden bearbeitet werden können. Sie sollten deshalb alle Unterlagen in den Ordner “Kursmaterialien” hochladen, so dass die Lernenden nur Leserechte haben. Dieser Ordner wird neu sogar endlich in den mobilen Teams Apps für iOS und Android angezeigt!

Kursmaterialien

Auf Ihren persönlichen Geräten sollten Sie die Dateien unbedingt synchronisieren. Sie sehen dazu im Register “Dateien” eine Schaltfläche synchronisieren. Falls Sie bereits Ihren OneDrive for Business synchronisieren, erhalten Sie im Windows Explorer oder macOS Finder einen neuen Ordner mit dem Namen Ihrer Schule und sehen danach den Kanal als Unterordner. Sie müssen in jedem Kanal einmal auf “Synchronisieren” klicken, dessen Daten Sie direkt auf dem Gerät verfügbar haben möchten. Wählen Sie auch im Ordner “Kursmaterialien” einmal die Schaltfläche an, da dies eine separate Ablage ist.

Synchronisation

Register und Kanäle

Organisieren Sie die Kanäle und Register nach Themen, die Sie gerade mit der Klasse bearbeiten. Jeder Kanal hat einen eigenen Chat und eine eigene Dateiablage. Im Hintergrund entspricht die Dateiablage eines Kanals einem Ordner.

Fügen Sie in einem Kanal weitere Registerkarten hinzu. Sie können so z.B. eine Präsentation, einen Link zu einer anderen Webseite wie SRF mySchool, ein Forms Formular, einen Stream Videokanal, einen Youtube Film oder ein Quizlet direkt integrieren. Die Lernenden finden so alles Notwendige an einem Ort. Erarbeiten Sie ein Dokument, das die aktuelle Unterrichtsorganisation aufzeigt und fügen Sie es im Kanal “Allgemein” als Register hinzu.

Register hinzufügen

Die Lernenden können auch virtuell Gruppenarbeiten bearbeiten. Sie können in einem Team “Private Kanäle” erstellen, die nur für ausgewählte Lernende der Klasse sichtbar sind.

Private Kanäle

Aufgaben

Falls Sie Aufgabenblätter an die Lernenden verteilen möchten, die später wieder abgegeben und korrigiert werden sollen, können Sie das Register “Aufgaben” verwenden. Dort können Sie zusätzlich zum Aufgabenblatt Anweisungen, eine Punktezahl und das Abgabedatum definieren. Der Vorteil dieser Aufgaben ist, dass Sie ganz normal z.B. Worddokumente verteilen können. Die Lernenden sehen immer nur das eigene Dokument. Nach der Abgabe können Sie die Dokumente korrigieren und ein individuelles Feedback zurücksenden.

Aufgabenverteilung

Falls Sie bereits mit OneNote Notizen sammeln und Unterrichtsvorbereitungen durchführen, können Sie alternativ auch über das integrierte Kursnotizbuch Aufgaben an die Lernenden verteilen. OneNote ermöglicht einen sehr flexiblen und interaktiven Aufbau der Seiten. Falls Sie aber noch nie mit OneNote gearbeitet haben, sollten Sie auf keinen Fall gleich das Kursnotizbuch verwenden. Arbeiten Sie sich zuerst in die Funktionen von OneNote ein, bevor Sie Inhalte mit den Lernenden teilen.

OneNote Kursnotizbuch

Öffnen Sie das Kursnotizbuch immer in der OneNote App auf Ihrem Gerät. Verwenden Sie nicht OneNote online. Wir haben schon mehrere Fälle gesehen, in denen OneNote online wegen eines Konflikts nicht mehr synchronisieren konnte. Diese Daten sind dann leider verloren.

Themeninput über eine Teams Konferenz (Audio-/Video)

Zur Teamskonferenz treten aktuell die meisten Fragen auf, die wir hier zu beantworten versuchen. Eines Vorweg: Nein, sie benötigen keine zusätzlichen, kostenpflichtigen Lizenzen wie Office 365 A3 für die Funktion Microsoft Teams Live Events! Sie können jetzt schon Audio-/Videokonferenzen mit bis zu 250 Teilnehmenden durchführen und Inhalte präsentieren. Live Events ist nur notwendig, wenn Sie eine Konferenz an bis zu 10000 Teilnehmende streamen möchten und erweiterte Steuerungsfunktionen benötigen.

Eine Audio-/Videokonferenz in einer Klasse können Sie für einen Input zu einem neuen Thema nutzen. Sie können dazu in der gewünschten Klasse unten auf das kleine Kamerasymbol klicken.

Konferenz starten

Es erscheint ein schwarzes Fenster, in dem Sie der Konferenz einen Titel geben. Sie können zudem auswählen, ob die Kamera aktiv ist. Diese Einstellung können Sie später auch wieder ändern. Sobald Sie auf “Jetzt besprechen” klicken, ist die Konferenz gestartet und die Lernenden können ebenfalls daran teilnehmen.

Konferenzeigenschaften

Sie können eine Konferenz über den Bereich “Kalender” links auch planen. Wählen Sie in der neuen Besprechung den gewünschten Kanal der Klasse aus. Es wird umgehend eine Mitteilung im Kanal aufgeschaltet. Die Lernenden erhalten zudem eine Kalendereinladung in ihr E-Mail Postfach. Der Termin enthält dann ebenfalls einen Link zur Konferenz.
Achtung: Der Bereich “Kalender” steht nur zur Verfügung, wenn sich Ihr E-Mail Postfach in der Cloud befindet.

Konferenz planen

In der Konferenz können Sie in der Teilnehmeransicht den Status der Lernenden zu “Teilnehmer” ändern. Sie definieren so, wer aktuell sprechen oder etwas zeigen darf. Übrigens wird Ihnen immer nur max. das Kamerabild von vier Teilnehmenden gross angezeigt. Dies ist leider eine Einschränkung, die nicht geändert werden kann. Wir hoffen, dass das bald geändert wird. Microsoft Teams reagiert dabei automatisch und fokussiert auf diejenigen Teilnehmenden, die gerade sprechen.

Teilnehmende verwalten

Sie können eine Applikation, den gesamten Desktop, eine PowerPoint Präsentation präsentieren oder auch ein Whiteboard mit den Lernenden gemeinsam nutzen.

Inhalte teilen

Wenn Sie eine PowerPoint Präsentation teilen, sollten Sie für die Lernenden unbedingt die “Private Anzeige” deaktivieren. Die private Anzeige ermöglicht es, dass die Lernenden die Präsentation selbstständig durchblättern können. Alternativ können Sie bei der Folienauswahl auch auf das Symbol mit dem Auge klicken.

Einstellungen für PowerPoint

Das Whiteboard bietet eine digitale Wandtafel mit wenigen Stiftfunktionen. Die Zusammenarbeit ist möglich. Übrigens ist diese Funktion eine abgespeckte Variante der App “Whiteboard“.

Whiteboard

Wenn Sie Ihre Kamera aktiv haben und zu Hause sind, sollten Sie über die drei Punkte die Funktion “Hintergrund weichzeichnen” aktivieren. So sehen die Lernenden nicht, was sich hinter Ihnen befindet.

Hintergrund

Sie können die gesamte Konferenz über die drei Punkte aufzeichnen. So können Lernende, die nicht an der Konferenz teilnehmen können, diese später anschauen. Denken Sie unbedingt an den Datenschutz Ihrer Lernenden. Machen Sie sie vor der Aufnahme darauf aufmerksam. Schauen Sie, dass die Lernenden die Kamera nicht aktiv haben. Die Aufnahme wird nach der Konferenz in Microsoft Stream für das Team abgelegt und im Register “Beiträge” verlinkt.
Achtung: Die Aufzeichnung wird nur in Microsoft Stream abgelegt, wenn Ihr Office 365 Tenant noch nicht in die Schweizer Rechenzentren migriert wurde. Falls das bereits geschehen ist, wird der Film immer gleich zum Herunterladen angeboten.

Aufzeichnung

Wir hoffen, dass diese Ausführungen nützlich waren. Wir werden in den nächsten Tagen die häufigsten Fragen, die auftreten, ebenfalls wieder in unserem Blog aufschalten. Falls Sie ausführliche Anleitungen für Microsoft Teams oder die anderen Office 365 Funktionen benötigen, sollten Sie unbedingt unsere ISE School Academy anschauen.