Welche Copilot-Stufe braucht eine Schule? Eine Einordnung der Lizenzlogik

Kaum eine Frage kommt im Schulumfeld derzeit so häufig auf wie diese: Für welchen Copilot bezahlen wir eigentlich? Die Verwirrung ist nachvollziehbar. Microsoft verwendet den Namen „Copilot“ inzwischen für eine ganze Reihe unterschiedlicher Produkte, die sich in Funktionsumfang, Verfügbarkeit und Kosten deutlich unterscheiden. Wer eine Lizenzentscheidung treffen muss, steht deshalb zunächst vor einer Begriffsfrage, nicht vor einer technischen.

Das Grundmuster ist allerdings einfacher, als es zunächst wirkt. Der entscheidende Unterschied zwischen den Stufen liegt nicht in einzelnen Funktionen, sondern in einer einzigen Frage: Auf welche Daten darf Copilot zugreifen? Wer diese Logik verstanden hat, kann die einzelnen Angebote rasch einordnen – und vermeidet die teuerste Fehlentscheidung, nämlich einen Plan zu kaufen, der für den geplanten Einsatzzweck gar nicht gedacht ist.

Die Copilot-Familie im Überblick

Microsoft gliedert das Copilot-Angebot in mehrere Stufen, die sich an unterschiedliche Nutzergruppen richten. Für Schulen sind nicht alle gleich relevant – aber es hilft, das Gesamtbild zu kennen, um die eigene Situation richtig zu verorten.

Hinweis: Der Consumer-Plan Microsoft 365 Premium (der den Ende 2025 eingestellten „Copilot Pro“ abgelöst hat) richtet sich an Privatpersonen und greift ausschliesslich auf private Dateien zu. Für den schulischen Einsatz ist er deshalb nicht vorgesehen.

Die kostenlose Stufe: Copilot Chat im Bildungstenant

Für Schulen ist zentral, dass bereits mit bestehenden Microsoft-365-Education-Lizenzen ein relevanter Copilot-Umfang enthalten ist. Bei A1, A3, A5 steht der angemeldeten Nutzerschaft Microsoft 365 Copilot Chat mit Enterprise Data Protection ohne Zusatzkosten zur Verfügung. Eingaben und Antworten werden nicht zum Training der Modelle verwendet. Gleichzeitig bleibt Copilot Chat im Kern ein webbasiertes Chat-Erlebnis und greift ohne das Microsoft 365 Copilot Add-on nicht allgemein über Microsoft Graph auf E-Mails, Teams-Chats, Kalender oder Dokumente der Organisation zu. Ob Websuche erlaubt ist (empfohlen) oder Agenten erstellt werden können, kann durch die IT-Administration gesteuert werden. Für Schüler:innen ist die Freischaltung altersabhängig: In K12-Tenants erhalten nur Nutzer:innen mit den Age-Group-Werten NotAdult oder Adult Zugriff; als Minor klassifizierte Schüler:innen erhalten keinen Zugriff. Microsoft erweitert die im Education-Umfeld enthaltenen Copilot-Erlebnisse laufend. Funktionen wie Copilot Notebooks oder Study-and-Learn-Szenarien erhöhen den Nutzen des kostenlosen Copilot Chat. Entscheidend bleibt jedoch, ob eine Funktion lediglich einen geschützten Chat- oder Lernkontext bietet oder tatsächlich über Microsoft Graph auf organisatorische Daten zugreift.

Die kostenpflichtige Stufe: Microsoft 365 Copilot als Add-on

Die eigentliche „Arbeitsversion“ ist Microsoft 365 Copilot. Es wird als Add-on zu einem qualifizierenden Basisplan lizenziert und ist über Microsoft Graph mit den eigenen Organisationsdaten verknüpft, also z.B. E-Mails, Dokumente, Kalender und Teams-Chats. Dadurch arbeiten die Funktionen direkt im Arbeits- oder Schulkontext und nicht nur mit Webinhalten. Diese Graph-Integration ist der entscheidende funktionale Mehrwert und gleichzeitig der Grund, warum eine zusätzliche Lizenz erforderlich ist. Im Bildungsbereich kann das Add-on zu Microsoft 365 A3, A5 und inzwischen auch A1 lizenziert werden. Konditionen variieren jedoch je nach Land und Vertrag, daher sollten Schulen die aktuellen Preise im Admin Center oder beim Lizenzpartner prüfen.

Agenten und ihre Abrechnung: Studio und Credits

Sobald es nicht mehr nur um Chat geht, sondern um eigene Agenten – also um Assistenten, die Aufgaben ausführen, Workflows anstossen oder auf definierte Datenquellen zugreifen – kommt Copilot Studio ins Spiel. Anders als Microsoft 365 Copilot erfolgt die Abrechnung hier in der Regel verbrauchsabhängig. Grundlage sind die Copilot Credits. Sie sind kein eigener Lizenzplan, sondern messen die Nutzung bestimmter KI- und Agentenfunktionen. Je nach Szenario können diese verbrauchsabhängig, per Vorauszahlung oder über Credit-Pakete bezogen werden. Das ermöglicht einen gestaffelten Einstieg, erfordert aber eine sorgfältige Kostenkontrolle, weil der tatsächliche Verbrauch vom Agentendesign, den aktivierten Funktionen und dem Umfang der Nutzung abhängt. So bleibt der Einstieg planbar, auch ohne eine Vollausstattung für die gesamte Organisation.

Die Kosten, die selten genannt werden

Bei der Budgetierung lohnt es sich, einige Punkte mitzudenken, die in der reinen Preisliste nicht unmittelbar sichtbar werden:

• Der Add-on-Preis steht nicht für sich. Microsoft 365 Copilot wird auf einen bestehenden Basisplan aufgesetzt. Wer diesen noch nicht hat, muss ihn vorgängig einrechnen.
• Agenten können separat verrechnet werden. Copilot Studio und verbrauchsabhängige Agenten ziehen Credits – ein eigener Posten, der bei intensiver Nutzung budgetwirksam wird.
• Für die Planung zählt der Jahresbetrag. Microsoft 365 Copilot wird typischerweise mit jährlicher Abrechnung beziehungsweise Bindung angeboten. Für eine realistische Budgetierung sollte deshalb nicht nur der ausgewiesene Monatswert, sondern die effektive Jahresbelastung betrachtet werden.

Einordnung

Für Schulen lässt sich die Vielfalt auf eine überschaubare Entscheidungslinie reduzieren. Die zentrale Frage ist nicht, welche Funktionen das jeweils grössere Paket zusätzlich verspricht, sondern welche Daten Copilot überhaupt sehen soll. Geht es um allgemeine Unterstützung, Recherche oder geschützte Lern- und Chat-Szenarien ohne Zugriff auf schulinternen Microsoft-Graph-Kontext, deckt der bereits enthaltene Copilot Chat vieles ab. Soll die KI dagegen mit den eigenen Dokumenten, E-Mails und Strukturen arbeiten, führt der Weg über den kostenpflichtigen Add-on – oder, bei klar abgegrenzten Anwendungsfällen, über das verbrauchsabhängige Modell mit Credits.

Diese Unterscheidung ist mehr als eine Preisfrage. Sie berührt unmittelbar Datenschutz und Datenhoheit – Themen, die im Schulumfeld besonderes Gewicht haben. Entscheidungen über Copilot-Stufen sollten deshalb nicht allein nach Kosten, sondern entlang der Frage getroffen werden, welche Inhalte in welcher Umgebung verarbeitet werden dürfen.

Wir begleiten Schulen dabei, die passende Stufe nicht nach Funktionsversprechen, sondern nach realistischem Bedarf, Datenschutzanforderungen und wirtschaftlicher Tragfähigkeit zu bestimmen.