Copilot im Wandel: Erste funktionale Einschränkungen ab April

Microsoft passt die Nutzungsmöglichkeiten von Copilot in Verbindung mit Microsoft 365 ab dem 15. April 2026 an. Die Änderungen betreffen insbesondere die Verwendung von Copilot in den Office-Anwendungen Word, Excel, PowerPoint und OneNote für Nutzende ohne Microsoft 365 Copilot-Lizenz.

Konkret bedeutet dies: In Microsoft-Umgebungen mit 2.000 oder mehr Lizenzen kann Copilot in diesen Anwendungen künftig nur noch mit einer zusätzlichen Microsoft 365 Copilot-Lizenz verwendet werden. Davon können insbesondere grössere Schulen, Schulverbünde sowie Einrichtungen der Sekundarstufe II betroffen sein, da diese Grössenordnung dort häufig erreicht oder überschritten wird.

Unverändert bleibt hingegen Copilot in Outlook. Die Funktionen zur Unterstützung beim Verfassen, Zusammenfassen und Strukturieren von E-Mails sowie zur Nutzung von Kalender- und Postfachkontext stehen weiterhin zur Verfügung. Auch der webbasiert angebundene Copilot-Chat bleibt bestehen.

Abbildung 1: Diese Funktion fällt künftig bei Standard-Lizenzierung und mehr als 2000 Nutzern  pro Schulumgebung weg

Organisationen mit weniger als 2.000 Lizenzen sind von dieser Einschränkung nicht in gleicher Weise betroffen. Dort bleibt die Nutzung in Word, Excel und PowerPoint weiterhin möglich, allerdings im Rahmen eines Standardzugangs, der bei hoher Auslastung Einschränkungen unterliegen kann.

Für Nutzerinnen und Nutzer mit bestehender Microsoft 365 Copilot-Lizenz ergeben sich keine Änderungen.

Erstmals eine funktionale Begrenzung

Mit der Anpassung ab April 2026 erfolgt nun erstmals eine funktionale Begrenzung für einen Teil der Nutzergruppen.

Seit der Einführung von Microsoft 365 Copilot war die Entwicklung vor allem durch kontinuierlichen Ausbau geprägt. Neue Funktionen kamen hinzu, die Integration in Word, Excel, PowerPoint und Outlook wurde vertieft, und Copilot wurde schrittweise stärker im Arbeitsalltag verankert. Selbst wenn der betroffene Funktionsumfang im Schulalltag bisher nicht so viel genutzt wurde, markiert dieser Schritt einen Richtungswechsel. Zum ersten Mal wird der bisherige Ausbaukurs von Copilot nicht erweitert, sondern begrenzt.

Solche Schritte sind typisch für Produkte, die die Phase der breiten Einführung verlassen und in eine Phase übergehen, in der Nutzung und Funktionsumfang enger an konkrete Lizenzmodelle geknüpft werden.

Die neue Logik hinter „Basic“

Mit der Einführung der Kennzeichnung „Copilot Chat (Basic)“ wird die Nutzung klarer in unterschiedliche Stufen gegliedert. Während Copilot bislang in vielen Bereichen ohne sichtbare Differenzierung zur Verfügung stand, wird nun deutlicher zwischen Standardzugang und lizenzierter Vollversion unterschieden. Zusätzlich erfolgt sogar eine Differenzierung nach Anzahl der Nutzenden:

“Copilot Chat (Basic)” bei A1-A5 Lizenzen mit mehr als 2000 Nutzenden

  • “M365 Copilot (Basic)” bei A1-A5 Lizenzen und weniger als 2000 Nutzenden
  • “M365 Copilot (Premium)” mit einer Copilot Add-On Lizenz (Unabhängig von der Grösse)

Diese Form der Abstufung soll Transparenz darüber schaffen, welche Funktionen Bestandteil einer allgemeinen Microsoft-365-Umgebung sind und welche ausdrücklich an eine zusätzliche Lizenz gebunden werden. Damit rückt die Frage der Lizenzierung stärker in den Vordergrund der Nutzung.

Für Schulen bedeutet dies vor allem eines: KI-Funktionen sind nicht automatisch dauerhaft in der bisherigen Form verfügbar, sondern können künftig klarer an organisatorische Rahmenbedingungen und Lizenzmodelle gekoppelt sein.

Was Schulen im Blick behalten sollten

Kurzfristig ist die konkrete Auswirkung überschaubar. Die nun eingeschränkte Funktion gehörte bislang nicht zu den zentral genutzten Elementen im schulischen Alltag. Für viele Einrichtungen entsteht deshalb kein unmittelbarer Handlungsdruck.

Dennoch sollte die Entwicklung aufmerksam beobachtet werden. Die aktuelle Anpassung zeigt, dass Funktionsverfügbarkeit und Lizenzmodell enger miteinander verknüpft werden. Für grössere Schulträger kann dies mittelfristig zu unterschiedlichen Nutzungsmöglichkeiten innerhalb der Organisation führen.

Wichtig ist daher, die eigene Nutzung realistisch einzuschätzen: Welche KI-Funktionen werden tatsächlich eingesetzt? Welche davon sind lizenzabhängig? Und welche Rolle soll KI perspektivisch im Unterricht und in der Administration spielen?

Langfristige Überlegungen zur KI-Nutzung

Für Schulen kann es sinnvoll sein, KI nicht als kurzfristig verfügbares Zusatzfeature zu behandeln, sondern als Bestandteil der digitalen Infrastrukturplanung. Dazu gehört, mögliche Kostenentwicklungen mitzudenken, Lizenzmodelle zu verstehen und Szenarien für unterschiedliche Ausbaustufen zu prüfen.

Auch wenn die aktuelle Anpassung für viele Einrichtungen keine unmittelbaren Konsequenzen hat, kann sie ein Hinweis darauf sein, dass sich die Rahmenbedingungen in den kommenden Jahren weiter verändern.

Wir begleiten Schulen dabei, solche Veränderungen frühzeitig einzuordnen und tragfähige, wirtschaftlich realistische ICT-Lösungen zu gestalten.