Nicht jedes KI-Modell passt: Ein Erfahrungsbericht zur Einführung von SharePoint-Agenten in Schulen

Eine Schule hat einen klaren Wunsch. Mit grossem Aufwand bauen die Verantwortlichen ein komplettes, aktuelles und strukturiertes Organisationshandbuch auf, das neueintretenden Lehrpersonen wie auch den «alten Hasen» als Hilfsmittel dient. Doch die Informationen sind ausführlich – so ausführlich, dass neueintretende Lehrpersonen Mühe haben, die relevanten Passagen rasch zu finden. 

Was also tun mit einem Handbuch, das inhaltlich überzeugt – aber im Alltag Zeit kostet?

Die Antwort liegt nahe: Ein KI-gestützter Assistent soll Fragen direkt beantworten, idealerweise mit einem klaren Verweis auf die zugrunde liegende Quelle. Doch zwischen dieser Idee und einer tragfähigen Lösung steht mehr als nur Technologie.

Der KI-Dschungel wirkt bedrohlich unübersichtlich

Wer sich heute mit KI im Bildungs- oder Unternehmensumfeld beschäftigt, erkennt schnell: Das Feld befindet sich im rasanten Umbruch: Unzählige Modelle, Plattformen, Add-ons, Lizenzstufen, Vorschauversionen und Versprechungen. Selbst für etablierte Produkte verändern sich die Angebote und Dokumentationen im gefühlten Monatsrhythmus. Gleichzeitig stellen sich Fragen zum Datenschutz, zur Benutzerführung und zur langfristigen Wartbarkeit.

Bild: Übersicht der KI-Marken und Firmen

Aus der anfänglich einfachen Idee wird deshalb eine strategische Überlegung:

Nicht, ob ein Agent möglich ist. Sondern welcher Ansatz verantwortbar, wirtschaftlich und dauerhaft tragfähig bleibt. Früh stellt sich eine Grundsatzfrage: Entsteht die Lösung innerhalb der bestehenden Microsoft-365-Umgebung – oder ausserhalb davon?

Gerade im Schulumfeld ist das keine rein technische Entscheidung. Sie betrifft Datenschutz, Datenhoheit und das Vertrauen der Mitarbeitenden. Die Organisationsdokumente enthalten interne Regelungen, Abläufe, teilweise sensible Informationen – etwa Mobiltelefonnummer. Modelle, die bedingen, dass Inhalte regelmässig in eine externe Umgebung synchronisiert werden, scheiden deshalb aus. Nicht weil es technisch unmöglich wäre, sondern weil es organisatorisch und rechtlich nicht vertretbar ist.

Ein weiterer Vorteil der Microsoft 365: Daten bleiben dort, wo sie bereits verwaltet werden. Die bestehende Berechtigungsstruktur greift weiterhin – jede Person sieht nur jene Informationen, die ihr gemäss Rolle und Funktion zustehen. Die bekannte Datenschutzerklärung bildet den Rahmen, und viele benötigte Funktionen bringen die Copilot-Modelle bereits mit. Weil die Daten den Tenant nicht verlassen, bleibt die bestehende Sicherheitsarchitektur intakt – dadurch entstehen keine neuen Risiken

Lizenzen

Die Lizenzfrage ist immer etwas komplex. Im Microsoft-365-Umfeld stehen grundsätzlich zwei Wege offen: eine klassische Einzellizenzierung mit fixen monatlichen Kosten pro Benutzer – oder ein verbrauchsabhängiges Modell, das nur tatsächlich genutzte Anfragen abrechnet. Denn die Funktionalitäten, die wir für diesen Use Case brauchen sind kostenpflichtig und mit der kostenlosen Variante von Copilot Chat nicht enthalten.

Für eine Schule mit rund dreissig Lehrpersonen bedeutet eine zusätzliche Copilot-Add-on-Lizenz pro Person (ca. CHF 20.- / Monat) Das summiert sich schnell auf mehrere hundert Franken (CHF 600.-) pro Monat – unabhängig davon, wie intensiv der Agent tatsächlich genutzt wird. Für einen klar umrissenen Anwendungsfall wie das Organisationshandbuch wirkt ein solches Modell unverhältnismässig.

Verbrauchsorientiert mit Limite

Das verbrauchsorientierte Abrechnungsmodell – Pay As You Go – erlaubt dagegen einen kontrollierten Einstieg. Die Kosten entstehen dort, wo effektiv Anfragen gestellt werden. Um eine solche Abrechnung zu ermöglichen, ist aber eine Azure Subscription notwendig, die es erlaubt, diese Funktionen ohne entsprechende Lizenz zu nutzen. Damit die Kosten im Limit bleiben, sollte zuvor ein monatliches Limit gesetzt werden.  So bleibt das Projekt wirtschaftlich nachvollziehbar und bewegt sich in einem Rahmen, der budgetierbar bleibt. Mindestens eine Copilot-Lizenz in der Microsoft 365 Umgebung ist aber dennoch nötig, damit im Hintergrund die Daten so aufbereitet werden, dass sie besser von Sprachmodellen gefunden werden können.

Die erste Umsetzung – 90 Sekunden sind eine kleine Ewigkeit

Der erste Ansatz führt über einen individuell konfigurierten Agenten im Copilot Studio. Die Möglichkeiten sind vielfältig. Modelle und deren Verhalten lassen sich detailliert steuern, es können unterschiedliche Veröffentlichungskanäle eingesetzt werden und auch eine Zusammenarbeit mit anderen Agenten ist möglich. Auf dem Papier überzeugt die Flexibilität, in der Praxis zeigt sich jedoch eine andere Realität. Der Agent antwortet – aber nicht in der Geschwindigkeit, die der Schulalltag verlangt. Mehrere Male müssen Testbenutzer ihr Einverständnis geben, um auf die Daten auf SharePoint zuzugreifen. Irgendwann funktioniert es, aber es vergehen über neunzig Sekunden, bis eine Rückmeldung erscheint. Eineinhalb Minuten wirken im Gespräch mit der KI wie eine kleine Ewigkeit. Der Mehrwert schwindet, sobald die Wartezeit länger ist als das manuelle Nachschlagen im Dokument.

 

SharePoint Agenten

Recht schnell zeigt sich hier eine technische Einsicht: Je näher ein System an der Quelle arbeitet, desto geringer ist die Reibung.

Der SharePoint Agent setzt direkt auf der vorhandenen Struktur auf. Er nutzt die bestehenden Berechtigungen, greift ohne zusätzliche Orchestrierung auf die Dokumentbibliotheken zu und bleibt näher an der nativen Umgebung. Weniger Konfiguration bedeutet in diesem Fall nicht weniger Qualität – sondern weniger Umwege. Die Antwortzeiten verkürzen sich spürbar. Es werden keine Verbindungsanfragen mehr gestellt. Die Schulleitung ist zufrieden, weil die Anfragen in einem Tempo verarbeitet werden, das dem Arbeitsrhythmus einer Schule entspricht. Der Agent liefert nicht nur eine Antwort, sondern auch den passenden Link – viel schneller als die manuelle Suche.

„Das spart uns viel Zeit!“

 

SharePoint Agenten

Recht schnell zeigt sich hier eine technische Einsicht: Je näher ein System an der Quelle arbeitet, desto geringer ist die Reibung.

Der SharePoint Agent setzt direkt auf der vorhandenen Struktur auf. Er nutzt die bestehenden Berechtigungen, greift ohne zusätzliche Orchestrierung auf die Dokumentbibliotheken zu und bleibt näher an der nativen Umgebung. Weniger Konfiguration bedeutet in diesem Fall nicht weniger Qualität – sondern weniger Umwege. Die Antwortzeiten verkürzen sich spürbar. Es werden keine Verbindungsanfragen mehr gestellt. Die Schulleitung ist zufrieden, weil die Anfragen in einem Tempo verarbeitet werden, das dem Arbeitsrhythmus einer Schule entspricht. Der Agent liefert nicht nur eine Antwort, sondern auch den passenden Link – viel schneller als die manuelle Suche.

Wer im Schulumfeld ähnliche Überlegungen anstellt, muss das Rad nicht neu erfinden. Oft beginnt es mit einer einfachen Frage: Welches konkrete Problem soll gelöst werden – und in welcher bestehenden Struktur lässt sich das verantwortbar integrieren?

Wenn Sie sich mit genau dieser Frage beschäftigen, begleiten wir diesen Denkprozess gerne. Nicht mit vorgefertigten Lösungen, sondern mit einem strukturierten Blick auf Architektur, Kosten und Umsetzbarkeit.