Kostenlose KI-Anwendungsbeispiele im Kollegium

Im ersten Teil des Blogs haben wir über Copilot-Chat-Agenten geschrieben und Ihnen einen kleinen Überblick darüber verschafft, was die kleinen KI-Helfer können. Zudem haben wir ein konkretes Beispiel für den Einsatz in einer Schule aufgezeigt: den Schulassistenten-Bot inklusive Anweisungen fürs Prompting.

Im zweiten Teil zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie solch ein KI-Bot konkret aufgesetzt wird.

Vorbereitung

Bevor es ans muntere Bot-Kreieren geht, gilt es – ähnlich wie beim Unterricht – gewisse Vorbereitungen zu treffen. Damit Sie diese Vorbereitungen einfacher übernehmen können, stellen wir Ihnen eine Planungsstruktur zur Verfügung.

Ziel: Der Schulassistent ist ein digitaler Helfer, der schnell und präzise Auskunft und Support zu allgemeinen M365-Anfragen gibt. Er kann auch Fragen zum Datenschutz in der Schweiz beantworten.

Wichtig: Bots funktionieren am besten mit einem oder zwei Zielen. Zu viele Ziele beeinträchtigen die Funktionalität. Es ist daher besser, mehrere Agenten zu kreieren.

Voraussetzungen: Die Inhalte müssen auf einer öffentlich zugänglichen Website stehen, die die Fragen beantwortet – auch wenn sie unstrukturiert sind. Zudem muss Microsoft Copilot Chat von der IT als Applikation freigegeben sein.

In diesem Beispiel haben wir die folgenden Wissensquellen angegeben:

• https://support.microsoft.com/de-de
• https://learn.microsoft.com/de-de/training
• https://www.datenschutz.ch/

Wichtig: Microsoft unterstützt nur bis zu 4 Datenquellen

Überlegungen zum Datenschutz: Unbedenklich, da keine Personendaten verwendet werden.

Sicherheit: Unbedenklich. Es werden nur öffentliche Inhalte genutzt, und alles bleibt innerhalb von Microsoft 365 der Schule.

Kosten: Keine.

Sobald Ihnen klar ist, welches Ziel und welche Datenquellen Sie verwenden wollen, können Sie mit dem Erstellen des Chat-Bots starten.

Zuerst «Teams» öffnen, dann die «Co-Pilot» App starten und [Agent erstellen] wählen.

Hinweis: Ist die App nicht sichtbar, auf […] klicken und «Co-Pilot» suchen. Falls sie nicht erscheint, ist sie nicht freigegeben – in diesem Fall die IT kontaktieren.

Ein Fenster erscheint, es werden Ihnen Fragen gestellt. Diese Fragen so gut und präzise beantworten. Hier können Sie zur Stütze das Ziel verwenden, dass Sie vorhin formuliert haben.

Beispiel: Ein Agent der Fragen zu Themen beantwortet wie: Wichtige Formulare Elterngespräche, Agenda, Elternkommunikation

Sie werden nach einem Namen gefragt und können auch den Namensvorschlag anwählen.

Hier geben Sie an, woher der Assistent sein Wissen bekommt.

Wichtig: Er kann nur antworten, wenn die Info irgendwo steht – und seine Antworten sind nur so gut wie die Daten, die Sie ihm geben.

Sobald Sie genug Informationen eingegeben haben, können Sie den Agenten bereits live testen. Stellen Sie Fragen, die andere Nutzer stellen würden und schauen Sie sich die Antworten kritisch an. Sobald Ihnen der «erste Wurf» gefällt, können Sie mit [Erstellen anwählen] und ihren ersten Agenten kreieren.

Nun gilt es den Agenten freizugeben. Wählen Sie [Freigabeeinstellungen ändern].

Geben Sie den Agenten für die ganze Schule frei. Es sollen alle davon profitieren können. Das Ganze schliessen Sie mit [Speichern] ab. Alternativ können Sie den Agenten nur für einzelne Personen freigeben und zuerst einen Testlauf machen.

Das nächste Mal, wenn Sie Copilot öffnen, können Sie oben rechts den neuen Agenten auswählen. Viel Spass!

Zuerst «Teams» öffnen, dann die «Co-Pilot» App starten und [Agent erstellen] wählen.

Hinweis: Ist die App nicht sichtbar, auf […] klicken und «Co-Pilot» suchen. Falls sie nicht erscheint, ist sie im Tenant nicht freigegeben – bitte die IT kontaktieren.

Dann «Meine Agents» anwählen. Eine Liste mit den bereits erstellten Agents wird geladen.

Auf das [Bleistift]-Symbol klicken.

Sie befinden sich im Konfigurationsmodus des Agenten. Hier können Sie zum Beispiel die Quellen-URLs anpassen oder unter «Anweisungen» beeinflussen, wie der Agent reagiert. Mit Klick auf [Aktualisieren] übernehmen Sie die Änderungen für alle Nutzer – ein erneutes Teilen des Links ist nicht nötig. Die Anweisungen des Agenten beeinflussen, wie der Agent mit dem Nutzer interagiert.

Nachträgliche Freigabe: Der Link muss mit den Benutzern, die mit dem Agent interagieren wollen, geteilt werden. Das lösen Sie mit einer Mitteilung (z.B. per E-Mail oder einer Chat-Nachricht) oder einer Ankündigung auf Teams. Es ist möglich einen QR-Code zu generieren, welcher über die Kamera angesteuert werden kann.

Zuerst öffnen Sie «Teams», dann wählen Sie die «Co-Pilot» App und starten mit [Agent erstellen].

Im nächsten Fenster wählen Sie «Meine Agents» an. Eine Liste der bisher erstellten Agenten öffnet sich.

In diesem Fenster müssen Sie beim zu löschenden Agenten auf die drei […] Punkte klicken und im Anschluss «Löschen» wählen. Anschliessend müssen Sie die Änderung bestätigen.

Stimmen die Anweisungen? Könnte man etwas ergänzen? Wird etwas doppelt erwähnt?

Stimmen die URLs noch oder sollen lieber andere angewählt werden? Soll die Websuche aktiviert sein? Wenn die Websuche aktiviert ist, können neue und aktuellere Beispiele gefunden werden.

Die Antwortqualität kann rapide abnehmen und es können Antworten kommen, die weder mit dem Sprachraum (Deutsch) noch mit der Region (Schweiz) etwas zu tun haben.

Überprüfen Sie nun die Starter Prompts und fügen bei Bedarf neue hinzu. (Limit 9). Die Starter Prompts dienen dabei als «Eisbrecher». Vor allem für Kolleg:innen, die bislang keine Erfahrung im Umgang mit Agenten sammeln konnten, kann die Unterstützung bei der Fragenformulierung hilfreich sein.

Falls Sie Änderungen gemacht haben, dürfen Sie [Aktualisieren] nicht vergessen. Die Änderungen werden für alle übernommen.

Geben Sie den Bot frei. Sie haben dabei die Auswahl zwischen einzelnen Personen, Gruppen oder allen Benutzern ihrer M365 Umgebung. Wir empfehlen die Freigabe auf einzelne Gruppen. Wenn es keinen Grund gibt Einschränkungen zu machen, empfehlen wir die Freigabe für «alle Personen in Ihrer Organisation».

Bei der Schaltfläche, die im obigen Screenshot mit dem Pfeil angezeigt wird, können Sie den direkten Link zum Bot kopieren und dann beispielsweise in einem Teams oder per E-Mail verteilen.